Внедрение ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8" в МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "МЕЖВЕДОМСТВЕННАЯ ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ" - бюджетное учреждение, цель которого ведение налогового и бухгалтерского учета в подведомственных учреждениях.
Цель централизации учета в бюджетной сфере в необходимости минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. Большой объем внутренних, входящих и исходящих документов и сложность работы с удаленными подведомственными учреждениям привело к необходимости создания системы документооборота, которая помогла бы решить ряд задач:
1) Создать систему электронного документооборота, которая поможет вести учет первичных документов централизованной бухгалтерии и подведомственных учреждений
2) Создать систему электронного архива документов
3) Возможность разграничения доступа сотрудников к разделам архива
4) Возможность исполнения, согласования документов, постановка задач, возможность отслеживания и контроля состояний документов
5) Возможность создания документов с помощью настроенных шаблонов
6) Электронная подпись документов
7) Организация единого информационного поля работы с документами
ГК Статус предложила построить систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 8», так как она решает поставленные задачи, а так же дает возможность настройки интеграции с "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения".
Были проведены работы по методологической постановке документооборота и согласованию работ с заказчиком. Далее была проведена настройка программы. Основные настройки, которые позволили решить вышепоставленные задачи:
1) Настройка номенклатуры дел для централизованной бухгалтерии и подведомственных учреждений
2) Настройка структуры папок для удобного доступа к документам, а так же настройка разграничения прав соответственно согласованной матрице доступа
3) Настройка видов документов в соответствии (более 60)
4) Настройка маршрутов исполнения документов
5) Настройка шаблонов документов
6) Настройка электронного сканирования документов
7) Настройка электронных подписей
8) Настройка прав доступа по видам документов, организациям (подведомственным учреждениям)
9) Настройка интеграции с "1С:Бухгалтерия государственного учреждения"
10) Настройка интеграции с "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения"
11) Проведено обучение всех пользователей поэтапно

Все поставленные задачи были выполнены. Результаты:
1) Создание единого информационного поля работы с документами
2) Существенное снижение объема бумажного документооборота
3) Значительное сокращение времени на исполнение и согласование документов
4) Упростился контроль правильности заполнения документов
5) Повышение исполнительской дисциплины с помощью мониторинга сроков исполнения задач

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика