Внедрение системы централизованного управления имуществом в Фонде "Сколково" на базе "1С:Инвентаризация и управление имуществом"

Отзыв клиента

Фонд "Сколково" и дочерние юридические лица
Москва, Апрель 2020

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 50

Автоматизированы следующие функции:

  • Управление имуществом

Описание

Фонд «Сколково» (г. Москва) имеет в собственности большое количество объектов имущества (до 3-х тысяч объектов). Большую часть этих объектов составляют здания и сооружения. Это как офисные здания, так и жилые объекты (апартаменты), которые сдаются в аренду сотрудникам компаний, которые базируются в инновационном центре «Сколково». В каждом жилом объекте установлены предметы мебели, бытовая техника.

До внедрения системы централизованного управления имуществом учет объектов имущества велся в системе бухгалтерского учета (на базе 1С Бухгалтерии 3.0) и в xls-файлах (более детальный учет). Основной задачей внедрения был перевод учета имущества в единую информационную систему, которая бы предоставила возможность вести учет имущества в требуемых аналитических разрезах, отражать операции движения имущества (поступление, выбытие, перемещение, передача в аренду, возврат из аренды, комплектация и разукомплектация, инвентаризация имущества), формировать отчетные данные об актуальных остатках имущества. Актуальной проблемой для Заказчика являлись значительная продолжительность и высокие трудозатраты на проведение инвентаризации имущества из-за большого количества объектов и их территориальной распределенности.

Целью внедрения системы централизованного управления имуществом явилось повышение оперативности получения и полноты данных об имуществе Фонда «Сколково», создание единого централизованного хранилища информации об объектах имущества.
Было предложено три варианта автоматизации учета имущества: на базе «1С:Бухгалтерии», на базе существующей системы управленческого учета (на платформе 1С Предприятие), на базе конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом». Был выбран третий вариант, так как функциональные возможности конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом» в наибольшей степени соответствовали процессам Фонда «Сколково». Решение о создании системы управления имуществом на платформе 1С Предприятие было принято из-за того, что использование платформы 1С Предприятие позволит сократить трудозатраты на интеграцию с другими информационным системами Фонда, большая часть из которых также функционирует на платформе 1С, позволит создать гибкую и быстро адаптируемую систему.

Наиболее значимыми факторами, которые повлияли на автоматизацию учета имущества явились: большое количество объектов имущества и их территориальная распределенность. Для учета этого фактора было разработано специализированное мобильное приложение, при помощи которого возможно оперативное проведение инвентаризации на основании сведений о штрихкодах имущества. Были разработаны специализированные обработки для загрузки большого массива первоначальных сведений об объектах имущества из xls-файлов различной структуры. Другим фактором явилось большое количество информационных систем – потребителей данных об имуществе. Это обусловило требование хранения в системе максимально подробной информации об объектах: фотографии, документация, руководства по эксплуатации, классификацию по маркам и моделям, статусы, места расположения.

В ходе внедрения были выполнены следующие работы:
- выполнен анализ процессов управления имуществом, сформулированы требования на доработку и настройку системы;
- выполнена доработка системы. Основным доработками явились: учет имущества по маркам и моделям, возможность присоединения файлов как к отдельным объектам имущества, так и к маркам и моделям имущества; учет по инвентарным номерам в рамках отдельных юридических лиц; создано специализированное мобильное приложение с функциями: загрузка справочника имущества, загрузка документов «Инвентаризация», проведение инвентаризации путем считывания штрихкода имущества или ручного указания фактического количества имущества, выгрузка результатов инвентаризации в информационную базу.
- выполнена загрузка первоначальных сведений об объектах имущества;
- проведено обучение сотрудников Заказчика.

Система централизованного управления имуществом введена в промышленную эксплуатацию. Внедрение системы позволило существенно сократить время на получение сведений о расположении объектов имущества, предоставило доступ к документации на имущество, уменьшилось время проведения инвентаризации. В планах – разработка интеграции системы со сторонними информационными системами, которые являются потребителями сведений об имуществе Фонда «Сколково».

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

Отзыв клиента

ОТЗЫВ
о внедрении конфигурации 1С:Инвентаризация и управление имуществом

С декабря 2019-го года по апрель 2020-го года в Фонде «Сколково» был реализован проект по внедрению информационной системы «Централизованное управление имуществом» (ЦУИ) на базе конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом». Проект был выполнен компанией ООО «КСА» - официальным партнером фирмы 1С.
На начальной стадии проекта сотрудниками ООО «КСА» были проанализированы процессы управления имуществом в Фонде «Сколково» и дочерних юридических лицах. Было предложено три варианта автоматизации: на базе «1С:Бухгалтерии», на базе системы управленческого учета (на платформе 1С Предприятие), на базе конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом». Был выбран третий вариант, так как функциональные возможности конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом» в наибольшей степени соответствовали процессам Фонда «Сколково».
Для проведения инвентаризации имущества был выбран вариант с использованием мобильного приложения для обеспечения возможности проведения инвентаризации в удаленных местах расположения имущества.
На этапе разработки системы были реализованы следующие функции, отсутствующие в типовой конфигурации «1С:Инвентараизация и управление имуществом»:
1) учет имущества по маркам и моделям, возможность присоединения файлов как к отдельным объектам имущества, так и к маркам и моделям имущества с быстрым доступом из карточки объекта имущества;
2) учет по инвентарным номерам в рамках отдельных юридических лиц;
3) создано специализированное мобильное приложение с функциями: загрузка справочника имущества, загрузка документов «Инвентаризация», проведение инвентаризации путем считывания штрихкода имущества или ручного указания фактического количества имущества, выгрузка результатов инвентаризации в информационную базу.
На этапе внедрения системы были выполнены работы по нормализации справочных данных (подразделения, материально-ответственные лица, типы мест расположения, места расположения). Загружены начальные остатки имущества. Источником данных для ввода остатков явились данные из 1С:Бухгалтерии и из xls-файлов. Специалистами ООО «КСА» проведена большая работа по структуризации информации, содержащейся в xls-файлах с остатками имущества: обработаны различные представления наименований мест расположения, наименований имущества, типов имущества, статусов имущества, количества имущества.
Было проведено обучение сотрудников Фонда «Сколково» и дочерних юридических лиц основам работы в системе управления имуществом. Успешно проведена тестовая инвентаризация имущества на удаленном объекте при помощи разработанного мобильного приложения.
Разработана подробная инструкция по работе в системе управления имуществом.
Система централизованного управления имуществом введена в промышленную эксплуатацию 01 апреля 2020 г.
Внедрение системы управления имуществом на базе конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом» позволило создать централизованное хранилище информации об объектах имущества Фонда «Сколково» и дочерних юридических лиц. Появилась возможность оперативного получения сведений об остатках и движении имущества, в том числе для других информационных систем-потребителей в рамках единого информационного пространства Фонда «Сколково».
Следует отметить высокий уровень специалистов ООО «КСА», участвовавших в проекте: обоснованный выбор вариантов автоматизации, качественную реализацию мобильного приложения, эффективную реализацию алгоритмов загрузки слабоструктурированных данных об остатках имущества, индивидуальный подход к обучению пользователей системы.
Оценка внедренной информационной системы:
• соответствие потребностям организации: 5
• удобство работы с программой: 5
• качество работы партнера 1С (ООО «КСА»): 5
Разработанное решение на базе конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом» следует рекомендовать коллегам для использования при автоматизации деятельности.