Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "БОНУС-ЭДВАЙЗЕР"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Информация о компании:

Компания ООО «Бонус Эдвайзер» - эксклюзивный оператор Программы Лояльности «Аэрофлот Бонус». В обязанности этой организации входит полный цикл задач, связанных с подключением, администрированием и сопровождением Программы. К основным относятся:

-заключение договоров с российскими и иностранными компаниями об участии в Программе в качестве новых Партнеров
-техническое подключение Партнеров к Программе
-передача информации о начислении миль за товары и услуги Партнеров
-осуществление списания миль за премии, предоставляемые Партнерами
-инициация выпуска и распространения сертификатов на мили
-проведение совместно с Партнерами рекламных акций
-осуществление маркетинговой поддержки участия Партнеров в Программе

Исходная ситуация:

Ввиду большого потока документов, заявок и наличия разных стадий согласования, в ООО «Бонус Эдвайзер» необходимо было:
-внедрить Документооборот и автоматизировать в системе бизнес-процессы, предполагающие согласование действий внутри компании с участием сотрудников разных отделов и при взаимоотношениях с Партнерами.
-фиксировать специфические данные по контрагентам, вывод которых не предусмотрен в типовой конфигурации.
-настроить деятельность колл-центра таким образом, чтобы заявки и работа по ним была привязана к определенным бизнес-процессам
-автоматизировать деятельность, связанную с маркетинговыми акциями

Что было сделано:

Для реализации этих задач был внедрен 1С:Документооборот Корп, в котором были произведены следующие доработки:

Настроен справочник «Контрагенты», в котором были созданы дополнительные свойства/поля, отображаемые специальные значения для менеджеров Бонус-Эдвайзер.
Разработаны виды и шаблоны документов, которые заполняются автоматически, подставляя нужные значения из базы данных (Соглашение о конфиденциальности (NDA), Заявка на выпуск сертификатов, Заявка о согласовании акции, Протоколы подключения и другие)

Для некоторых видов документов были настроены взаимосвязи (например, договора и дополнительные соглашения, что позволяет видеть, к какому договору относится доп соглашение, а также доп информация в виде прикрепленных файлов), благодаря чему взаимодействие между исполнителями и клиентами стало более эффективным.

Также произведена настройка шаблонов бизнес-процессов, отражающих стадии согласования документов внутри компании. При этом, система автоматически создает задачи в базе данных, отправляет уведомления на почту исполнителям и распределяет роли между исполнителями. Благодаря этому все участники стадий непосредственно в программе могут наблюдать, какую задачу требуется выполнить и на какой стадии находится тот или иной документ, не тратя время дополнительные звонки и уточнения.

Была оформлена структура предприятия с привязкой шаблонов бизнес-процессов, что позволило руководителям подразделений видеть список задач своих подчиненных и принимать управленческие решения. Это особенно удобно в случае необходимости оперативно заменить сотрудника, ушедшего в отпуск. Для такой процедуры были специально разработаны правила эскалации, четко определяющие роли и принадлежности сотрудников к тем или иным бизнес-процессам

Также, настроено версионирование объектов для контрагентов и внутренних документов, чтобы можно было вернуть к прежней версии некорректно обработанный документ.

Для автоматизации управления заявками от Партнеров был с «нуля» разработан модуль «Тикеты» и создано «Рабочее место сотрудника колл-центра», благодаря чему процедура приема и обработки заявок значительно ускорилась и упростилась.
За основу взята подсистема «Обращение граждан». Для внешних документов был настроен тип «Обращение в колл-центр», для которого была создана новая форма и расширен реквизитный состав. Также в форму был добавлен чат с сотрудниками для оперативности принятия решений. Теперь отработка обращений в связи с инцидентами по некорректно списанным или начисленным «милям» Аэрофлота значительно ускорилась.

Также специально для Бонус-Эдвайзер был разработан модуль «Маркетинговый календарь», в котором удобно организовывать и отслеживать проведение различных маркетинговых активностей, которые Бонус-Эдвайзер проводит совместно со своими Партнерами.
Модуль структурирует маркетинговую деятельность, выделяя 2 сущности: Акции и Каналы коммуникации: такие, как Рассылки, Баннеры, Бортовые журналы и прочее. Акции и Каналы коммуникации имеют возможность настройки взаимосвязей друг с другом.
Также Акции и Каналы описываются списком Партнеров, которые принимают участие в них. Поскольку для проведения Акций требуется оформление целого ряда документов, которые оформляются и согласовываются в системе (Заявка на проведение, Протокол и прочее ), то подготовленные для Акции документы могут быть сохранены в ней для быстрого доступа к ним и контроля за их оформлением.
По Акциям и Каналам фиксируются истории изменения их статусов и периодов проведения, также есть фиксация факта согласования и даты согласования.
Все маркетинговые активности (события) удобно отображаются в календаре, подсвечиваясь определенным цветом в зависимости от статуса (запланированная, действующая, завершенная, отклоненная).
В календаре реализованы различные фильтры для отбора, гибко настраиваются шкалы времени. Для анализа структуры Акций и Каналов предусмотрена подробная расшифровка по всем активностям, отраженным в календаре и отдельно по выделенному событию.
Функционал модуля «Маркетинговый календарь» существенно экономит время отдела Маркетинга на подготовку, обработку, проведение и последующий анализ маркетинговых активностей Компании Бонус-Эдвайзер




Результат внедрения:

По итогам внедрения удалось добиться значительной оптимизации деятельности компании, а именно:
-четко прописаны стадии согласования документов, из-за чего ошибки в последовательности действий между исполнителями исключены. При этом система сама напоминает исполнителям об задачах по оформлению и согласованию документов
-значительно сократилось время на согласование и обработку документов
-упростилась и ускорилась процедура приема и обработки заявок, поступающих из колл-центра
-повысилась скорость принятия управленческих решений
-автоматизированна и упрощена работа по организации и проведению маркетинговых акций
-организован электронный документооборот, позволяющий подписывать документы удаленно электронно-цифровой подписью

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента