Внедрение системы управления бизнес-процессами на базе 1С:Документооборот и бесшовная интеграция с историческими системами Московского авиационного института

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Цели проекта:
Предоставить руководству вуза доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени.
Ускорить процессы согласования документов и исполнения поручений.
Снизить трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов.
Исключить потерю информации и документов.

Задачи:
Провести обследование бизнес-процессов вуза и потребностей в автоматизации.
Разработать проектные решения о реализации потребностей.
Бесшовно интегрировать 1С:Документооборот с историческими системами вуза
Доработать и настроить 1С:Документооборот и исторические системы.
Автоматизировать сквозные бизнес-процессы.
Подготовить пользователей и систему к опытной эксплуатации и провести ее.

Показатели, которые должны быть улучшены в рамках проекта:
сокращение времени поиска документов;
сокращение сроков согласования документов;
сокращение сроков передачи документов между подразделениями;
сокращение сроков подбора комплекта документов для контрагентов или проверяющих органов;
сокращение времени на адаптацию нового работника;
повышение исполнительской дисциплины (средний срок просрочки исполнения документов);
сокращение затрат на расходные материалы (бумага, картриджи);
рациональная маршрутизация документов.

Риски, которые должны быть минимизированы в рамках проекта:
риск утраты документов;
риск утраты информации из-за увольнения/болезни сотрудника, перехода сотрудника в другое подразделение, поломки компьютера;
риск утечки информации;
риск потери юридической силы документа из-за критичных ошибок при его подготовке
риск потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов;
риск фальсификации документов.


Архитектура решения.

Интегрированная система состоит из компонент:
1С:Документооборот;
ИАСУ;
АСУПК;
1С:ЗКГУ;
1С:Университет.

С помощью планов обмена “Пользователи” передаются из ЗГКУ и ИАСУ в другие системы. 1С:Документооборот бесшовно интегрирован с ИАСУ, АСУПК, 1С:Университет при помощи библиотеки интеграции документооборота.

Для большинства процессов 1С:Документооборот используется как back-end система управления бизнес-процессам. То есть пользователи непосредственно в 1С:Документооборот не работают. Например, приказы по студентам (более 40 000 в год) создаются пользователям во front-end системах ИАСУ и 1С:Университет. При этом 1С:Документооборот лишь обеспечивает движение бизнес-процесса -- создание задач по бизнес-процессу согласно маршруту. Пользователи выполняют эти задачи прямо в ИАСУ и 1С:Университет.


Проект выполняется согласно рекомендациям PMBOK.

Проект состоит из фаз:
1. Подготовка проекта
2. Проектирование
3. Реализация
4. Подготовка к опытной эксплуатации
5. Опытная эксплуатация.
6. Передача в промышленную эксплуатацию.

Первая фаза выполнена в целом для всего набора автоматизируемых бизнес-процессов.
Фазы 2-6 для каждого блока бизнес-процессов выполняются отдельно.

На первой фазе проведено детальное обследование, подготовлены Техническое задание, Устав проекта, План управления проектом.

Результаты проекта.
Система находится в промышленной эксплуатации в части работы с приказами по учащимся (согласование, ознакомление). Результаты:

время согласования приказа сократилось с 5 до 2-3 рабочих дней;
значительно снизились трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей (ношением) документов. Подразделения не носят документы по согласующим;
руководство подразделений имеет полную информацию о замечаниях к проектам приказов и о статусе приказов. Приказы “не застревают”;
приказы не теряются.

Идет опытная эксплуатация процессов согласования зарплатных документов, рассмотрения внутренней и внешней корреспонденции.

На очереди автоматизация блоков бизнес-процессов:
согласование закупок и оплат;
согласование кадровых документов;
согласование документов планирования учебного процесса;
и других.

Идет внедрение функционала для межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)