Программное обеспечение "СофтСервис:Лесное хозяйство 8" внедрено в ГЛХУ "Ивьевский лесхоз"

Кейс 1: Автоматизация загрузки и обработки отчета ГПО «Белоруснефть» для последующего списания либо перемещения ГСМ

О предприятии:

Меня зовут Брейво Анна Викторовна. Я  – главный бухгалтер Государственного лесохозяйственного учреждения «Ивьевский лесхоз».

Ивьевский лесхоз входит в состав Гродненского ГПЛХО, расположен в северо-восточной части Гродненской области на территории Ивьевского района. Наш лесхоз осуществляет лесохозяйственную деятельность, что включает в себя организацию ведения лесного хозяйства, направленную на эффективное использование лесных ресурсов, защиту, охрану и воспроизводство лесов, сохранение и создание на закрепленной территории высокопродуктивных биологически устойчивых лесов и лесной фауны.

На сегодняшний день лесхоз состоит из 9 лесничеств: Бакштовского, Лежневичского, Ивьевского, Лелюкинского, Лепешского, Липнишковского, Трабского, Рассолишского, Юратишковского. В лесничествах – 28 мастерских участков и 112 обходов. Как отдельные структурные подразделения числятся также: лесопункт «Юратишки», ДОЦ «Юратишки».

Описание проблемы:

Для эффективного исполнения функций и целей предприятия нам не обойтись без большого автопарка: это как различная спецтехника, так пассажирский и грузовой транспорт. Весь транспорт нашего лесхоза заправляется на автозаправках ГПО «Белоруснефть» по топливным картам.

Проблема как раз заключалась в том, что разноска данных из отчета о количестве и стоимости отпущенных нефтепродуктов, товаров и оказанных услугах ГПО «Белоруснефть» по каждому материально-ответственному лицу с привязкой к  топливной карте в учетную программу выполнялась бухгалтерской службой лесхоза вручную, что при большом регулярно используемом автопарке – очень проблематично.

Как работали раньше:

В течение месяца водители и трактористы лесхоза заправляли используемый транспорт на заправках ГПО «Белоруснефть» по топливным картам. И все осуществленные по топливным картам заправки топлива отражались в итоговом отчете поставщика – ГПО «Белоруснефть». Этот отчет мы получаем ежемесячно, на пятый день месяца следующего за месяцем отпущенных нефтепродуктов ГПО «Белоруснефть», на электронную почту в формате PDF и TXT.

Далее систематизировали полученную из отчета информацию и вручную переносили в учетную систему "1С" – «СофтСервис:Лесное хозяйство 8», для формирования документа «Поступление материалов» и последующего списания либо перемещения ГСМ.

Большой объем ручной работы, который отнимал у бухгалтеров чересчур много времени, подтолкнул нас к поиску вариантов решения вопроса. За помощью мы обратились в компанию ООО «СофтСервис», специалисты которой ранее успешно внедрили на нашем предприятии программу "1С" – «СофтСервис:Лесное хозяйство 8». Мы описали существующую проблему и озвучили запрос на автоматизацию проблемного участка в учете.

Какое было предложено решение, и что было сделано:

Специалисты «СофтСервис» предложили автоматизировать загрузку отчета «Белоруснефть» в программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8» и формирование на его основе документа «Поступление материалов» по каждому материально-ответственному лицу по количеству и стоимости отпущенных нефтепродуктов и товаров, а также документа «Услуги сторонних организаций» об оказанных услугах (плата за проезд по платным дорогам BelToll). Для этого в программу "1С" – «СофтСервис:Лесное хозяйство 8», была добавлена специальная обработка, которая в автоматическом режиме в несколько кликов загружает отчет от ГПО «Белоруснефть» в программу, упорядочивает полученные из отчета данные и выводит их в виде таблицы, а затем заполняет данные по количеству и стоимости ГСМ, полученному при заправке по топливным картам, в документе «Поступление материалов» и оказанных услуг (плата за проезд по платным дорогам BelToll) – в документе «Услуги сторонних организаций».

Как работаем сейчас:

В начале каждого месяца, следующего за месяцем отпущенных нефтепродуктов ГПО «Белоруснефть», на электронную почту получаем подробный отчет о фактически отпущенных нефтепродуктах по каждой топливной карте. Бухгалтер сохраняет этот файл из электронной почты на свой компьютер. Затем заходит в программу «СофтСервис:Лесное хозяйство 8», выбирает необходимую обработку. Удобно, что в ней уже прописан путь к папке на компьютере, в которой сохраняются все отчеты, достаточно только выбрать нужный. После чего программа, во-первых, загружает файл, во-вторых, обрабатывает его, в-третьих, преобразует полученные данные и представляет в виде подробной таблицы, в-четвертых, создает документ «Поступление материалов» с применением заданных на предыдущих этапах настроек. Бухгалтеру достаточно открыть готовый документ для просмотра, произвести выборочную проверку корректности данных и провести документ. После того, как документ «Поступление материалов» заполнен, сформирован и проведен, мы видим готовые данные для дальнейшего списания либо перемещения ГСМ по каждому материально-ответственному лицу.

Результат:

Обработка ускорила и упростила работу бухгалтеров лесхоза, уменьшила количество ручных операций, позволяет ежемесячно экономить значительное количество рабочего времени.

Благодарим компанию «СофтСервис» за качественно проделанную работу, которая принесла ожидаемый результат.

Кейс 2: Реализация двустороннего обмена между системой 1С и личным кабинетом пользователя iKassa

Описание проблемы:

В 2023 году на территории нашего лесхоза была открыта торговая площадка для реализации пиломатериалов, продукции побочного пользования и продукции базисного питомника физическим лицам. На данной торговой площадке работает кассир, который осуществляет продажу лесопродукции. Для него организовано рабочее место: компьютер с выходом в интернет для подключения напрямую к центральной базе лесхоза и работе в 1С. При этом в обязанности кассира входит не только выписывать документы, но и консультировать покупателей, что подразумевает под собой передвижение по торговой площадке.

Перечень предлагаемых товаров достаточно обширный, поэтому не всегда кассир мог сразу ответить на вопрос потенциального покупателя по той или иной позиции: по наличию нужного количества и стоимости. Ему приходилось возвращаться на своё рабочее место, к компьютеру, чтобы зайти в 1С, и там проверить информацию по остаткам и ценам. С полученной информацией кассир возвращался обратно к покупателю. То же самое и в случае покупки: кассиру с покупателем в любом случае необходимо было идти к компьютеру с 1С, чтобы всё оформить. Важно отметить, что территория торговой площадки довольно большая, поэтому такие передвижения «туда – обратно» отнимали у специалиста немало времени.

Проанализировав возможные пути оптимизации данного процесса, мы пришли к выводу, что лучшим решением будет закупить для кассира что-то похожее на переносной терминал. Начали поиск вариантов, которые подошли бы в нашем случае, и в конечном счете остановили свой выбор на устройстве программная касса iKassa. И, при подключении доступа к интернету (в устройство можно вставить sim-карту и подключить мобильный интернет либо настроить доступ в интернет через wi-fi), мы получаем устройство 3 в 1: смартфон + терминал + принтер, с помощью которого возможно  принимать наличные и безналичные платежи (оплата бесконтактными картами, чип-картами и картами с магнитной полосой), сразу печатать чеки (за счет встроенного принтера и слота для кассовой ленты), а также заходить в личный кабинет пользователя iKassa с расширенными функциями хранения кассовых документов и отчетов. Немаловажно также, что в данное устройство встроено СКО.

Звучит неплохо. Но оставался один большой нюанс: вся информация по продукции всё равно хранится в 1С. И кассиру даже с этим устройством приходилось бы возвращаться к рабочему месту, чтобы в 1С проверять остатки товаров и цены. То есть наша проблема всё равно оставалась бы нерешенной. Поэтому мы обратились в компанию ООО «СофтСервис», с которой уже давно и успешно сотрудничаем в части автоматизации нашего лесхоза с помощью комплексной учетной системы 1С «СофтСервис:Лесное хозяйство 8», и описали проблему.

Какое было предложено решение:

Специалисты «СофтСервис» проанализировали ситуацию и предложили следующее решение: реализовать двусторонний обмен необходимыми данными между нашей 1С и личным кабинетом пользователя АИС «ПКС iKassa», доступ к которому как раз есть на данном переносном устройстве 3 в 1. Предложение нас устроило, поэтому специалисты «СофтСервис» приступили к разработке.

Результат, и как работаем сейчас:

Специалисты «СофтСервис» разработали модуль взаимодействия с iKassa, который реализует двусторонний обмен между нашей системой 1С и личным кабинетом пользователя iKassa: из 1С в iKassa возможно выгрузить позиции товаров, их остатки, цены и видеть всё это в том числе на переносном устройстве, а из iKassa в 1С – загрузить документы реализации. Как это работает?

Для выгрузки данных из 1С в iKassa:

• Кассир заходит на компьютере в 1С, затем – в дополнительный функционал и модуль взаимодействия с iKassa.
• В модуле есть 3 закладки: «Экспорт», «Импорт», «Настройки».
• Заходит на закладку «Экспорт», выбирает свою торговую точку и видит весь перечень продукции на ней. Для выгрузки автоматически предлагается весь перечень, но также есть возможность выбрать из перечня только какие-то определенные номенклатурные позиции.
• Нажимает на кнопку «Выгрузить», после чего из 1С в личный кабинет пользователя iKassa выгружаются выбранные позиции товаров с остатками и ценами на них. Всю эту информацию кассир впоследствии может просматривать на переносном устройстве с программной кассой.
• На закладке «Экспорт» также есть кнопка «Печать штрих-кодов», нажатием на которую возможно распечатать ценники на продукцию с классическим штрих-кодом EAN-13 либо с QR-кодом. Внутренние штрих-коды генерируются программой 1С в момент выгрузки номенклатурных позиций и вместе со всеми данными (позиции товаров, остатки, цены) также выгружаются из 1С в личный кабинет пользователя iKassa.

После распечатки ценников кассир вместе с переносным устройством идет на торговую площадку и расклеивает ценники на товары. Впоследствии в любой момент он может навести камеру устройства (в устройстве есть камера) на распечатанный ценник со штрихкодом либо QR-кодом, и на экране устройства эта позиция отобразится сразу в операции продажи (предчеке): что это за продукция, по какой цене. Кассиру останется только вбить нужное покупателю количество продукции, нажать «Оплата» и устройство предложит ему варианты оплаты картой либо наличными.

• При оплате картой кассир протягивает устройство покупателю, который прикладывает либо проводит карту. Сразу идет верификация через банк и устройство получает ответ, прошла оплата или нет. Если оплата прошла, тогда из устройства распечатывается чек.
• При оплате наличными кассир с покупателем идут к кассе, где хранятся наличные денежные средства. Когда покупатель рассчитается, кассир на переносном устройстве нажмет «Оплата совершена», и устройство выдаст чек.

Как вариант, кассир может перейти на устройстве в каталог продукции и искать нужную позицию там, не считывая штрих-код или QR-код. После выгрузки из 1С данных средствами модуля взаимодействия между 1С и iKassa в каталоге есть вся информация: о позициях товаров, остатках и ценах. А, значит, кассиру не придется идти на рабочее место, чтобы заходить на компьютере в 1С и искать нужную информацию там. Он на переносном устройстве находит нужную информацию и озвучивает её покупателю.

Для загрузки данных из iKassa в 1С:

• Все совершенные за день операции изначально сохраняются на самом переносном устройстве. Для того, чтобы данные ушли в личный кабинет пользователя iKassa, кассиру нужно нажать на кнопку «Отправить документы», после чего они перегружаются из базы данных устройства в личный кабинет iKassa.
• В конце рабочего дня кассир заходит на компьютере в 1С, в модуль взаимодействия с iKassa. На этот раз на закладку «Импорт».
• Выбирает свою торговую площадку и период, за который необходимо загрузить данные.
• Нажимает на кнопку «Получить данные». После чего 1С обращается в личный кабинет iKassa, проверяет операции, совершенные за выбранный период, и отображает пользователю данные по операциям «Продажи», которые могут быть загружены в 1С. Для загрузки по умолчанию предлагаются все операции по продажам, но также при необходимости кассир может выбрать и загрузить в 1С не всё, а что-то конкретное, отметив нужные операции флагами.
• Далее кассир нажимает на кнопку «Загрузить». После чего данные преобразовываются в необходимый вид и загружаются в 1С в виде готовых документов реализации материалов и лесопродукции.
• Затем кассиру необходимо зайти в загруженные документы, просмотреть их и нажать на кнопку «Ок», чтобы документы применились и провелись. Тогда всё, чтобы было продано за день, спишется, и, соответственно, данные по остаткам обновятся.

Дополнительный плюс – наличие настройки «Загружать единым документом». Ведь для программы 1С каждый чек – это отдельный документ, даже если несколько раз реализовывалась одна и та же номенклатурная позиция. Не всегда это бывает удобно, когда каждому чеку соответствует отдельный загруженный в 1С документ реализации. Поэтому, если перед загрузкой в 1С данных применить в модуле взаимодействия 1С с iKassa настройку «Загружать единым документом», все продажи за этот день будут скомпонованы в один документ реализации, после чего так же и загружены.

Таким образом, реализация двустороннего обмена между системой 1С и личным кабинетом пользователя iKassa позволила оптимизировать рабочий процесс кассира торговой площадки нашего лесхоза, что существенного сократило время ожидания клиента, что немаловажно, а также ускорило процесс формирования всех необходимых документов. За что и благодарим специалистов компании «СофтСервис»!