Автоматизация учета на базе программы "1С:Управление холдингом 8" в ООО "УК "РЕГИОНАЛЬНЫЙ ОПЕРАТОР"

Автоматизированы следующие функции:

• Бюджетирование, финансовое планирование
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Делопроизводство
• Консолидация данных
• Планирование закупок
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управление отношениями с поставщиками
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Формирование графика оплаты поставщикам

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Для автоматизации функций централизованного казначейства, автоматизации закупочной деятельности руководством ООО «УК «Региональный оператор» было принято решение о внедрении системы учета на базе программы "1С:Управление холдингом 8" системы программ "1С:Предприятие 8".

В качестве компании - интегратора был привлечен ВЦ "1С-Рарус", обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

Ранее в группе компаний планирование поступлений и расходований денежных средств велось с использованием MS Excel, шаблоны документов хранились в формате MS Word. Согласование платежей происходило по электронной почте, это затрудняло контроль бизнес - процесса. Информирование инициатора платежа о факте оплаты происходило неоперативно. Консолидация поступления и расходований денежных средств по группе компаний требовала значительного времени, что не позволяло оперативно управлять денежными средствами группы компаний.

ООО «УК «Региональный оператор», а также организации входящие в Группу компаний в процессе закупочной деятельности сталкивалась со следующими проблемами, влияющими на эффективность закупки и поставки товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), работ и услуг:
• Отсутствовала единая автоматизированная информационная система, поддерживающая бизнес-процессы формирования плановой потребности товаров, работ и услуг в ТМЦ, работах и услугах, планов закупок товаров, работ и услуг, а также проведения закупочных процедур в соответствии с бизнес-процессами закупочной деятельности. Это могло способствовало затягиванию процесса закупок и отсутствия ТМЦ, работ и услуг в момент потребностей;
• Не были разработаны унифицированные шаблоны технических заданий, технических требований, обоснований закупки у единственного поставщика. Это приводило к низкому качеству разработанных инициаторами документов;
• Полный цикл согласования закупочных документов от момента формирования ПП до исполнения договора не был автоматизирован. Процесс закупок был недостаточно прозрачен.
• Не была организована категоризации закупаемых ТМЦ, работ и услуг по Компаниям Группы, что могло приводить к неоптимальным ценам на закупаемые ТМЦ, работ и услуг.


Новая система учета должна была обеспечить:
• Планирование поступлений и расходов денежных средств по группе компаний.
• Сбор заявок на платежи от ЦФО и осуществления контроля исполнения этих заявок.
• Контроль платежей и бюджетов по статьям движения денежных средств.
• Составление реестра счетов на оплату, формирование и согласование графика платежей, составление платежного календаря на неделю/месяц/квартал/год.
• Осуществление и контроль исполнения платежей.
• Автоматическое формирование проводок в системе бухгалтерского учета.
• Формирование на ежедневной основе отчета по фактического движению денежных средств, а также отчета по план-фактному анализу исполнения бюджета движения денежных средств.

Для устранения вышеуказанных проблем, а также для повышения эффективности деятельности департамента закупок в ООО "УК "Региональный оператор" было принято решение об использовании функционала Корпоративных закупок в "1С:Управление холдингом 8".

Задачи внедрения были сформулированы следующим образом:
• выявление на ранних этапах планирования потребностей подразделений в товарно-материальных ценностей, работах, услугах
• определение наиболее эффективных методов и инструментов закупок для удовлетворения потребностей в требуемые сроки и с минимально возможными затратами.
• Обеспечение прозрачности процесса проведения корпоративных закупок.

В ходе проекта специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:
• Сбор функциональных требований, моделирование процессов на информационных системах с выявлением разрывов;
• Формирование функциональных требований, формирование технического задания на настройку и доработку информационной системы. На этапе сбора требований выявлены функциональные разрывы типовой конфигурации и предъявляемых требований Заказчика к целевой ИС. Требования были согласованы с Заказчиком. На основании согласованных требований была написана проектная документация, включающая техническое задание на доработку конфигурации.
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Произведены настройки конфигурации, согласно требованиям Заказчика:
* Автоматизирован бюджет движения денежных средств. Загрузка плановых данных БДДС осуществляется через формы сбора данных. Автоматизирован расчет фактического БДДС на основе платежных документов. Автоматизирована элиминация внутригрупповых оборотов по движению ДС.
* Настроено лимитирование платежей в разрезе статей движения денежных средств и ЦФО.
* Настроены процессы согласования заявок на оплату с учетом ответственности по статьям ДДС на разных уровнях управления холдингом.
* Разработана собственная форма реестра платежей, единая для всей группы компаний, с возможностью группировки платежей по функциональным направлениям деятельности.
* В "1С:Управление холдингом 8" полностью автоматизирован отчет "Кредитный портфель". Плановые данные заполняются по графикам оплат из подсистемы Договоры. Фактический данные заполняются на основании платежных документов. Доработка карточки договора финансового инструмента позволила выводить в "Кредитный портфель" исчерпывающую информацию о ставках, сроках оплаты, условиях досрочного погашения и комиссиях.
• "1С:Управление холдингом 8" интегрируется с конфигурацией "Бухгалтерия предприятия" (12 баз) с целью обмена платежными документами.
• Конфигурация "1С:Управление холдингом 8" интегрируется с "1С:Документооборот 8". Из "1С:Документооборот 8" передаются данные по контрагентам и согласованным договорам. В "1С:Управление холдингом 8" договора отправляются на дополнительное согласование с целью обогащения информацией по бюджетированию. Настроена бесшовная интеграция с "1С:Документооборот 8".
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей.
• Обучение персонала и разработка пользовательских инструкций.
• Проведение опытно-промышленная эксплуатации.


В рамках проекта выполнено тиражирование разработанного решения на другие компании входящие в холдинг Заказчика.
Выполнены следующие этапы тиражирования:
• Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации.
• Обучение пользователей.
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации.

При реализации бизнес требований внедрен типовой функционал блока Корпоративные закупки конфигурации "1С:Управление холдингом 8", а также:
• Доработан функционал, позволяющий по результатам закупочной процедуры определять несколько победителей на полную сумму закупки для заключения рамочных договоров.
• Разделен учет закупок в отношении способов закупок и этапов проведения закупочных процедур для организаций, ведущих деятельность в соответствии с 223-ФЗ и остальных коммерческих закупок.
• Реализовано рабочее место, позволяющее менеджерам по закупкам получать полную информацию в сквозном виде о потребностях, лотах, закупочных процедурах, договорах, оплатах.
• При реализации согласования документов используются механизмы "1С:Документооборот 8", в связи с чем большинство объектов подсистемы закупок были подключены к библиотеке интеграции с "1С:Документооборот 8".
• Реализована возможность определения/изменения кодов ОКПД2 и ОКВЭД2 непосредственно в строке плана закупок перед выгрузкой на ЕИС.


Автоматизировано 205 рабочих мест.

Внедрены подсистемы учета:
• Казначейство;
• Бюджетирование, отчетность и анализ;
• Договоры и проекты;
• Процессы и согласование;
• Интеграция и управление НСИ.
• Бюджетирование, финансовое планирование;
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками.


Система учета позволила оперативно получать фактический БДДС, данные автоматически рассчитываются и актуальны ежедневно.

Реализованы следующие возможности:
• Заявки на оплату лимитируются по бюджету ДДС и по графику расчетов в договоре;
• Заявки на оплату создаются только по проверенным контрагентам и согласованным договорам;
• Выполняется автоматический расчет планового и фактического Кредитного портфеля.

Бесшовная интеграция с "1С:Документооборот 8" позволяет в едином интерфейсе просматривать необходимые данные пользователям, согласующим платеж.

В результате внедрения единой информационной системы на базе «1С:Управление холдингом 8» автоматизирована закупочная деятельность десяти юридических лиц, находящиеся под управлением УК «Региональный оператор».
Автоматизирована закупочная деятельность следующих подразделений: энергетическое хозяйство, логистика, охрана труда и ПБ, ремонтно-механическая мастерская, производство технического грунта, служба главного инженера, служба, главного механика, служба эксплуатации, транспортный цех, цех сортировки, дирекция по закупкам, все сервисные и обслуживающие подразделения.

Результаты проекта:

• Внедрение системы управления закупками позволило дирекции по закупкам практически полностью отказалась от учета в Excel.
• Вся документация о закупке: ТЗ, обоснование НМЦ, коммерческие предложения, проекты договоров, договоры, заявки на оплату содержится в единой информационной системе.
• Повысилась управляемость загрузкой менеджеров по закупкам, так как реализована автоматизация детального планирования закупочных процедур и их подготовки.
• Процедура подготовки отчетов стала проще, обеспечивается достоверность данных.
• Выросла скорость обработки заявленных потребностей, в части их закупки, ввиду прозрачности документооборота и строго разработанной структуры.
• Использование автоматизированной системы учета позволило повысить качество анализа данных и качество получаемых данных в целом. Оптимизация процессов и сокращение трудозатрат на обработку данных предоставила возможность специалистам уделять больше времени на анализ, контрольные процедуры.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

ОТЗЫВ

ООО «УК «Региональный оператор» - Российская инновационная компания, крупнейший оператор в структуре отрасли обращения с отходами в Московской области. Цель компании - создание новой коммунальной инфраструктуры по организации процесса сбора, вывоза, сортировки, переработки и захоронения отходов по современным экологическим стандартам.
Компания развивает бизнес полного цикла: от вывоза и переработки мусора до его обезвреживания.

Для автоматизации функций централизованного казначейства руководством ООО «УК «Региональный оператор» было принято решение о внедрении системы учета на базе программы "1С:Управление холдингом 8" системы программ "1С:Предприятие 8".

В качестве компании - интегратора был привлечен ВЦ "'1С-Рарус", обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат На системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

Новая система учета должна была обеспечить:
• Планирование поступлений и расходов денежных средств по группе компаний.
• Сбор заявок на платежи от ЦФО и осуществления контроля исполнения этих заявок.
• Контроль платежей и бюджетов по статьям движения денежных средств.
• Составление реестра счетов на оплату, формирование и согласование графика платежей, составление платежного календаря на неделю/месяц/квартал/ год.
• Осуществление и контроль исполнения платежей.
• Автоматическое формирование проводок в системе бухгалтерского учета.
• Формирование на ежедневной основе отчета по фактического движению денежных средств, а также отчета по план-фактному анализу исполнения бюджета движения денежных средств.

В ходе проекта специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:
• Осуществлен сбор требований заказчика к автоматизированной системе;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Произведены настройки конфигурации, согласно требованиям Заказчика:
- Автоматизирована загрузка плановых данных из бюджета движения денежных средств на месяц. Загрузка плановых данных БДДС осуществляется через формы сбора данных. Автоматизирован расчет фактического БДДС на основе платежных документов. Автоматизирована элиминация внутригрупповых оборотов по движению ДС. - Настроено лимитирование платежей в разрезе статей движения денежных средств и ЦФО.
- Настроены процессы согласования заявок на оплату с учетом ответственности по статьям ДДС на разных уровнях управления холдингом.
- Разработана собственная форма реестра платежей, единая для всей группы компаний, с возможностью группировки платежей по функциональным направлениям деятельности.
- В "1С:Управление холдингом 8" полностью автоматизирован отчет "Кредитный портфель". Плановые данные заполняются по графикам оплат из подсистемы Договоры. Фактический данные заполняются на основании платежных документов. Доработка карточки договора финансового инструмента позволила выводить в "Кредитный портфель" исчерпывающую информацию о ставках, сроках оплаты, условиях досрочного погашения и комиссиях.
• "1С:Управление холдингом 8" интегрируется с конфигурацией "Бухгалтерия предприятия" с целью обмена платежными документами.
• Конфигурация "1С:Управление холдингом 8" интегрируется с "1С:Документооборот 8. Из "1С:Документооборот 8" передаются данные по контрагентам и согласованным договорам. В "1С:Управление холдингом 8" договора отправляются на дополнительное согласование с целью обогащения информацией по бюджетированию. Настроена бесшовная интеграция с "1С:Документооборот 8".
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей.
• Проведена обучение персонала.

Автоматизировано 50 рабочих мест. Дата ввода системы в промышленную эксплуатацию 27.01.2020

Внедрены подсистемы учета:
• Казначейство;
• Договоры и проекты;
• Процессы и согласование;
• Интеграция и управление НСИ.

Система учета позволила оперативно получать фактический БДДС, данные автоматически рассчитываются и актуальны ежедневно.

Реализованы следующие возможности:
• Заявки на оплату лимитируются по бюджету ДДС и по графику расчетов в договоре;
• Заявки на оплату создаются только по проверенным контрагентам и согласованным договорам;
• Выполняется автоматический расчет планового и фактического Кредитного портфеля.

Бесшовная интеграция с "1С:Документооборот 8" позволяет в едином интерфейсе просматривать необходимые данные пользователям, сагласующим платеж.

Внедрение автоматизированной системы учета позволило повысить качество анализа данных и качество получаемых данных в целом. Оптимизация процессов и сокращение трудозатрат на обработку данных предоставила возможность специалистам уделять больше времени на анализ, контрольные процедуры.

Выражаем благодарность ВЦ «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении задач. Приятно работать с опытными специалистами, умеющими оказать профессиональные услуги на высоком уровне.
_________________________________________________________________________________________________________

ОТЗЫВ

ООО «УК «Региональный оператор» - Российская инновационная компания, крупнейший оператор в структуре отрасли обращения Га отходами В Московской области.
Цель компании — создание новой коммунальной инфраструктуры по организации процесса сбора, вывоза, сортировки, переработки и захоронения отходов по современным экологическим стандартам.

Компания развивает бизнес полного цикла; от вывоза и переработки мусора до его обезвреживания.

ООО «УК «Региональный оператор», а также организации входящие в Группу компаний в процессе закупочной деятельности сталкивалась со следующими проблемами, влияющими на эффективность закупки и поставки товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ), работ и услуг:

• Отсутствовала единая автоматизированная информационная система, поддерживающая бизнес-процессы формирования плановой потребности товаров, работ и услуг в ТМЦ,
работах и услугах, планов закупок товаров, работ и услуг, а также проведения закупочных процедур в соответствии с бизнес-процессами закупочной деятельности. Это могло
способствовало затягиванию процесса закупок и отсутствия ТМЦ, работ и услуг в момент потребностей;
• Не были разработаны унифицированные шаблоны технических заданий, технических требований, обоснований закупки у единственного поставщика. Это приводило к низкому
качеству разработанных инициаторами документов;
• Полный цикл согласования закупочных документов от момента формирования Плана потребностей до исполнения договора не был автоматизирован. Процесс закупок был
недостаточно прозрачен.
• Не была организована категоризации закупаемых ТМЦ, работ и услуг по Компаниям Группы, что могло приводить к неоптимальным ценам на закупаемые ТМЦ, работ и услуг.

Руководство ООО «УК «Региональный оператор» приняло решение о внедрении единой информационной системы на базе программного продукта «1С: Управление холдингом 8».

Цель проекта: автоматизация закупочной деятельности ООО «УК «Региональный оператор», а также организаций входящих в Группу компаний, для выявления на ранних этапах планирования потребностей подразделений в товарно-материальных ценностей, работах, услугах и определения наиболее эффективных методов и инструментов закупок для удовлетворения потребностей в
требуемые сроки и с минимально возможными затратами.

В качестве исполнителя проекта приглашена компания "1С-Рарус", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

В ходе проекта экспертами «1С-Рарус» выполнены следующие работы:
• Сбор функциональных требований, моделирование процессов на информационных системах с выявлением разрывов, формирование функциональных требований, формирование технического задания на настройку и доработку информационной системы.
• Настройка и доработка типовой конфигурации.
• Приемо-сдаточных испытаний.
• Обучение пользователей, разработка инструкций, подготовка к опытно-промышленно эксплуатации.
• Создание интерфейсы и наборы прав пользователей.
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации.
• Настроена и доработана интеграция с «1С: Документооборот 8».

В рамках проекта выполнено тиражирование разработанного решения на другие компании входящие в холдинг Заказчика.

Выполнены следующие этапы тиражирования:
• Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации.
• Обучение пользователей.
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации.

При реализации бизнес требований внедрен функционал управления корпоративными закупками, в том числе, позволяющий по результатам закупочной процедуры определять несколько победителей на полную сумму закупки для заключения рамочных договоров. Разделен учет закупок в отношении способов закупок и этапов проведения закупочных процедур для организаций, ведущих деятельность в соответствии с 223-ФЗ и остальных коммерческих закупок. Реализовано рабочее место, позволяющее менеджерам по закупкам получать полную информацию в сквозном виде о потребностях, лотах, закупочных процедурах, договорах, оплатах. При реализации согласования документов использовались механизмы «1С: Документооборот 8», в связи с чем большинство объектов подсистемы закупок были подключены к библиотеке интеграции с «1С: Документооборот
8». Реализована возможность определения/изменения кодов ОКПД2 и ОКВЭД2 непосредственно в строке плана закупок перед выгрузкой на ЕИС.

В результате внедрения единой информационной системы на базе «1С: Управление холдингом 8» автоматизирована закупочная деятельность десяти юридических лиц, находящиеся под управлением УК «Региональный оператор».

Автоматизирована закупочная деятельность следующих подразделений:
• энергетическое хозяйство;
• логистика;
• охрана труда и ПБ;
• ремонтно-механическая мастерская;
• производство технического грунта;
• служба главного инженера;
• служба главного механика;
• служба эксплуатации;
• транспортный цех;
• цех сортировки;
• дирекция по закупкам;
• все сервисные и обслуживающие подразделения.

С помощью единой информационной системы обеспечено ведение учета на таких функциональных участках, как:
• Бюджетирование, финансовое планирование;
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками;
• Документооборот.

Система введена в промышленную эксплуатацию 01.03.2023. Автоматизировано 205 рабочих мест.

Результаты проекта:
• Внедрение системы управления закупками позволило дирекции по закупкам отказалась от учета в Ехсеl.
• Вся документация о закупке: ТЗ, обоснование НМЦ, коммерческие предложения, проекты договоров, договоры, заявки на оплату содержится в единой информационной системе.
• Повысилась управляемость загрузкой менеджеров по закупкам, так как реализована автоматизация детального планирования закупочных процедур и их подготовки.
• Процедура подготовки отчетов стала проще, обеспечивается достоверность данных.
• Выросла скорость обработки заявленных потребностей, в части их закупки, ввиду прозрачности документооборота и строго разработанной структуры.

Выражаем благодарность ВЦ «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении задач. Приятно работать с опытными специалистами, умеющими оказать профессиональные услуги на высоком уровне.