Автоматизация машиностроительного предприятия ЗАО "Баранчинский электромеханический завод" на базе ПП "1С:Управление производственным предприятием 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Бухгалтерский учет
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Взаиморасчеты с покупателями
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Налоговый учет
• Оптовая торговля
• Оформление заказов покупателей
• Расчет нормативной себестоимости
• Расчет фактической себестоимости
• Резервирование ТМЦ
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управление складскими запасами
• Учет деятельности вспомогательных производств
• Учет затрат на производство
• Учет неотфактурованных поставок
• Учет основных средств, расчет амортизации
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ
• Учет производственных заказов
• Учет спецодежды и спецоснастки
• Учет ТМЦ в цеховых кладовых
• Учет услуг производственного характера
• Ценообразование, прайс-листы

Описание

ЗАО "Баранчинский электромеханический завод" (БЭМЗ), основанный в 18 веке, является головным разработчиком электрических машин мощностью до 400 кВт общепромышленного и специального назначения. С 2001 предприятие занимается также производством готовой продукции, в частности мини-электростанций в диапазоне мощностей от 8 до 350 кВт, а с 2004 года осуществляется также производство лифтов и лифтовых лебедок.

Стратегическими целями предприятия ЗАО "Баранчинский электромеханический завод" являются рост стоимости бизнеса и вывод предприятия на международный рынок ценных бумаг. Одним из необходимых условий достижения этих целей является оптимизация процессов на предприятии и прозрачность учета, что в свою очередь в современном мире влечет за собой автоматизацию процессов предприятия.

До старта проекта по внедрению учет велся на различных разрозненных программных продуктах, часть участков учета велась просто вручную, не было единой информационной среды и поэтому не было оперативности в получении данных. Тендер на выполнение работ по автоматизации выиграла компания ООО "Прайм-1С-Екатеринбург".

Руководством были поставлены следующие задачи:
1. Получить единую информационную систему (ИС) бухгалтерского учета на предприятии
2. Видеть актуальные данные в режиме реального времени по отдельным участкам учета
3. Получать бухгалтерский баланс предприятия в новой ИС (с января 2007г)
4. Отработать учет в программе по различным участкам/подразделениям предприятия силами отдела бухгалтерии, а затем передать функции по вводу первичной информации непосредственно на места (например, кладовщикам), что позволит вести оперативный учет, в то время как у бухгалтерии останутся функции контроля.
5. Автоматизировать бюджетное управление
6. Автоматизировать деятельность планово-экономического отдела
7. Автоматизированная система должна позволять вести учет производственных затрат, в том числе незавершенного производства, учитывать брак в производстве и рассчитывать себестоимость выпускаемой продукции
8. В глобальном плане: повысить прозрачность, управляемость бизнеса, что в свою очередь позволит привлекать средства под инвестиционные проекты.

Исходя из потребностей и уровня автоматизации учета, было принято решение об автоматизации на базе "1С:Управление производственным предприятием 8" с 2007 года. Выбор системы для автоматизации происходил на основании предварительного ознакомления с возможностями программного продукта, личного знакомства с представителями фирмы-внедренца и экспресс-обследования экспертом отдела внедрения.

Почему начали автоматизацию с блоков бухгалтерского учета?
Еще на этапе экспресс-обследования руководство предприятия настаивало на том, что на первом этапе нужно автоматизировать бухгалтерский учет.

Это было обусловлено рядом факторов:
1. У Заказчика существовал отрицательный опыт внедрения на предприятии других информационных систем, когда автоматизация начиналась с блока производства.
2. Существующая система отчетности/документооборота на предприятии не позволяла на момент внедрения вести такой подробный учет, который необходим для внедрения подсистемы производства, а формы для системы бюджетирования не были разработаны.
3. Достаточная степень регламентированности. Бухгалтерский учет достаточно формализован, поэтому требуется лишь минимальные изменения в регламенте работы бухгалтерии. К тому же то, как проверять корректность работы программы на этом участке учета, вполне понятно.
4. Сдача регламентированной отчетности является обязательной, поэтому лучше получать ее из единой программы, а не рисовать в Excel.
5. В дальнейшем, отработав учет на различных участках силами бухгалтерии, можно будет достаточно просто передать функции по вводу первичных документов на места.

Июль 2006 года: Экспресс-обследование

Осень 2006 года: Обучение сотрудников компании Заказчика в учебном центре.

Март 2007 - Апрель 2007
1 этап. Бухгалтерский учет. На данном этапе был выполнен перенос данных/остатков по счетам на начало 2007 года, справочников из существующих учетных систем Заказчика. Поскольку еще до покупки программного продукта ключевые сотрудники Заказчика, которые в дальнейшем участвовали в процессе внедрения, прошли обучение в нашем учебном центре, на этапе ввода в эксплуатацию удалось достаточно оперативно начать работать непосредственно с программой – от Исполнителя требовались лишь постоянные консультации /как правило по методологии использования тех или иных документов. Результат 1 этапа: 1. Уже в первую неделю в программе были актуальные данные по денежным средствам предприятия. 2. К концу марта введена вся первичная документация за январь и вводилась уже информация за февраль и март. 3. К концу апреля был сформирован баланс за январь, и формировались балансы за февраль-март. 4. Заказчик получил ИС, в которой сможет в дальнейшем - по ходу реализации проекта автоматизации - использовать все новые и новые блоки учета. 5. С мая месяца сотрудники Заказчика смогли самостоятельно работать с программой.

Сентябрь 2007 – Декабрь 2007
2 этап. Расчет себестоимости. Бюджет движения денежных средств. Платежный календарь. Самая большая проблема, с которой мы столкнулись, заключалась в котловом методе учета затрат, который принят на предприятии. Фактически, на сегодняшний момент нет возможности собрать информацию о затратах на отдельную единицу продукции, нормативная база/спецификации/ тоже не всегда находится в актуальном режиме. Поэтому было принято решение, что учет затрат будет пока вестись котловым методом. Однако в программе, все затраты накапливаются не только на бухгалтерских счетах, но на регистрах, которые в конце месяца нужно закрывать. Иначе не получить себестоимость продукции. Поэтому нам пришлось разрабатывать методику для того, чтобы затраты на единицу продукции распределялись с минимальной степенью погрешности. И можно сказать, что на сегодняшний день затраты в разрезе видов (материальные/зарплата/амортизация/прочие) близки к реальным. Результат 2 этапа: 1. Разработана и внедрена методика расчета себестоимости. Заказчик теперь видит структуру затрат предприятия. 2. Внедрены блоки "Платежный календарь" и "Бюджет движения денежных средств". Это механизм оперативного управления.

Январь 2008 – Февраль 2008
3 этап. Доработка систем учета ОС, НМА. Автоматизация учета двигателей "в ремонте". Реализация механизма "Бюджет доходов и расходов (косвенным методом)". Результат 3 этапа: Разработана и внедрена новые документы, отчеты, обработки, что позволяет вести более подробный учет по отдельным бухгалтерским (ОС, НМА) и управленческим (двигатели в ремонте) блокам. Данный этап требовался для оптимизации работы сотрудников бухгалтерии.

Планируемые этапы внедрения "1С:Управление производственным предприятием 8" в 2008 году:
1. Разработать свод внутренних отчетов предприятия для отдела сбыта.
2. Оптимизировать работу в отделе снабжения, максимально использовать возможности программы.
3. Разработать методику и перейти к более детальному учету взаиморасчетов, до документа расчета /а не только до договора, как это реализуется сейчас/.
4. Внедрить "Бюджет доходов и расходов".
5. Кадровый учет полностью перенести в систему.
6. Перенести ввод первичной документации на места возникновения первичной документации /например, внедрить учет у кладовщиков/.
7. Себестоимость. Внедрить более глубокий учет себестоимости.

В ходе проекта специалистами компании "Прайм-1С-Екатеринбург" были выполнены следующие работы:

Методологические работы, выполненные совместно с представителями бухгалтерии и внутренних аудиторов:
- разработана методология расчета себестоимости;
- разработана методология учета брака;
- разработана методология учета неотфактурованных документов;
- разработана методика учета основных средств /от модернизации, переоценки до передачи в залог/.

Предметные работы:
- осуществлен перенос данных из старых информационных систем;
- создан набор новых отчетов и печатных форм;
- созданы новые документы /для учета ОС, НМА, Векселей/;
- разработан механизм переоценки валютных активов и обязательств по расчетным документам;
- доработан механизм "Платежный календарь".

Работы по переносу данных:
- загружены начальные остатки и справочники из старых информационных систем;
- создан ряд обработок для загрузки/ выгрузки данных из существующих информационных систем (по учету зарплаты, по учету спецификаций).

Внедрение системы для автоматизации деятельности предприятия "1С:Управление производственным предприятием 8" предоставило Заказчику следующие возможности:
- Руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, – широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;
- Руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся операционной деятельностью, - инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;
- Финансовый директор получил не только оперативную отчетность, которую можно строить в различных разрезах и фильтровать по большому количеству интересующих показателей, но и которой можно доверять.