Внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» для ООО «Страховой брокер «РТ-Страхование»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ООО «Страховой брокер «РТ-Страхование» (далее ООО «СБ «РТ-Страхование» или Общество) учреждено 5 августа 2009 года, является инфраструктурным дочерним предприятием Государственной корпорации «Ростех». ООО «СБ «РТ-Страхование» является одним из лидеров среди промышленных брокеров России, ориентированным на работу с госпредприятиями. Общество занимает третье место среди страховых брокеров по размеру уставного капитала и входит в ТОП-10 страховых брокеров России. Головной офис Общества расположен в Москве.
Основными задачами Общества являются:
- Обеспечение предприятий Государственной корпорации «Ростех» и их сотрудников качественной страховой защитой;
- Сокращение затрат на страхование при обеспечении необходимого уровня страховой защиты;
- Контроль точности расчетов объемов страховых выплат, защита интересов предприятия и их сотрудников;
- Ускорение процесса получения выплат от страховщиков (страховых и перестраховочных компаний) по произошедшим страховым случаям;
- Минимизация объемов финансовых ресурсов предприятий, направляемых на ликвидацию последствий природных и техногенных аварий и других неблагоприятных событий.

Для достижения поставленных целей по снижению затрат и повышению эффективности управления руководство Общества приняло решение автоматизировать ключевые операционные бизнес-процессы и связанный с ними документооборот для решения следующих задач:
- Регистрация всех видов входящих документов: запросов предприятий на организацию закупки страховых услуг (далее Запросы), официальной переписки с заказчиками, прочих входящих документов;
- Автоматизация процессов разработки, согласования, утверждения и исполнения внутренних документов (техническое задание, сводная таблица предложений и расчет НМЦ закупки, извещение о закупке, документация о закупке, протокол закупочной комиссии и т.п.), связанных с исполнением поступивших Запросов от предприятий;
- Автоматизация процессов разработки (с использованием типовых шаблонов и функции автозаполнения), согласования, утверждения, регистрации и исполнения исходящих документов;
- Стандартизация и автоматизация бизнес-процессов обработки входящих, внутренних и исходящих документов в зависимости от их видов и параметров с использованием унифицированных маршрутов, контроль этапов и сроков обработки документов;
- Автоматизация процессов разработки, согласования, утверждения и исполнения организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения);
- Нормирование и контроль сроков подготовки и обработки документов (входящих, внутренних, исходящих, организационно-распорядительных);
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Учет договоров и дополнительных соглашений к договорам, контроль сроков исполнения договоров, оперативный мониторинг и отчётность по исполнению договоров;
- Учет версий документов и файлов, контроль изменений, обеспечение возможности отмены внесенных изменений и возврата к ранее сохраненной версии документа;
- Разграничение доступа работников к документам в зависимости от их должностных обязанностей (ролей);
- Мониторинг событий информационной безопасности, обеспечение защиты информации, предотвращение несанкционированного доступа, копирования и распространения информации;
- Ведение электронного архива документов.

Для выполнения работ в ходе открытого конкурса был выбран партнер компании "1С" – ООО “Cофт Райз”.
В ходе конкурса, а также в процессе исполнения работ по проекту компания “Cофт Райз” подтвердила, что обладает достаточным опытом и компетенциями в области автоматизации бизнес-процессов, опытом внедрения и сопровождения информационных систем, предоставляет полный спектр услуг по проектированию, созданию, внедрению, сопровождению и развитию автоматизированных систем для предприятий различных отраслей.

В соответствии с требованиями Общества специалисты “Cофт Райз” выполнили следующие работы:
- Анализ видов документов и процессов их обработки;
- Заполнение справочников и классификаторов;
- Настройка типовой конфигурации 1С:Документооборот КОРП (далее ИС): виды документов, шаблоны документов, шаблоны автозаполнения, шаблоны процессов обработки документов, роли исполнителей бизнес-процессов, рабочие группы, права доступа и т.п.;
- Миграция исторических данных Общества из баз данных Access и из журналов учета в виде файлов Excel в рабочую базу ИС;
- Подготовка рабочих инструкций пользователей ИС;
- Обучение сотрудников Общества;
- Запуск ИС в опытно-промышленную эксплуатацию (ОПЭ);
- Настройка дополнительных реквизитов документов и типовых маршрутов обработки документов в соответствии с результатами ОПЭ;
- Переход на промышленную эксплуатацию ИС;
- Развитие функционала ИС в соответствии с потребностями Общества, разработка нового функционала, ведение разработки на базе принципов Agile и в соответствии с методологией SCRUM (выполняется).

Процесс внедрения выполнен в соответствии с утвержденным календарным планом проекта. ИС успешно переведена в промышленную эксплуатацию 17.12.2018.
Основные выгоды, которые были получены Обществом в результате внедрения ИС:
- Значительное сокращение времени поиска документов (снижение трудоемкости соответствующих работ);
- Значительное сокращение количества ошибок (дефектов) в разрабатываемых документах (снижение трудоемкости, затрачиваемой на исправление дефектов);
- Значительное сокращение сроков и трудоемкости подготовки исходящих документов за счет использования типовых шаблонов и функции автозаполнения;
- Значительное сокращение сроков согласования и подписания документов, снижение трудоемкости соответствующих работ;
- Снижение количества нарушений сроков исполнения работ по вине работников Общества (существенное улучшение исполнительской дисциплины);
- Решены вопросы обеспечения информационной безопасности данных Общества.

По итогам внедрения заказчик получил следующее:
- Утвержденные в требованиях виды документов обрабатываются и хранятся в единой информационной системе.
- Появились новые разрезы аналитики.
- Соблюдаются все требования к конфиденциальности при работе с документами: разграничены права пользователей при работе с документами. Предотвращена возможность несанкционированного изменения документов.
- Реализовано: регистрация, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов; возможности перевода бумажных документов в электронный вид, постраничное и потоковое сканирование, распознавание документов; рубрикации, категоризации и классификации документов; поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка; учет и обработка документов, находящихся на архивном хранении; формирование отчетности по документам.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей