Автоматизация бухгалтерского и налогового учета на базе ПП «1С:Бухгалтерия 8» в ООО "ОМЕГА ПЛЮС"

Разработка внешней обработки для загрузки данных в информационную базу ОМЕГА ПЛЮС на основе 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ

Общество с ограниченной ответственностью «ОМЕГА ПЛЮС» - рекламное агентство полного цикла, предоставляющее своим клиентам полный спектр рекламных услуг от разработки концепции рекламной кампании и проекта оригинал-макета до поставки и монтажа рекламных конструкций. Компания уверенно сотрудничает с рядом компаний – поставщиков и производителей рекламной продукции: полиграфической, канцелярской, кондитерской и т.д. Так, в соответствии с поступившим от клиента заказом и концепцией рекламной кампании компания размещает заказы на поставку необходимых составляющих, например, для комплектации набора «Новогодний подарок бизнес-партнёру», поставщикам и производителям заказывается определённое количество ежедневников, календарей, ручек, подарочной упаковки, конфет, печенья и т.д. Одной из важнейших задач взаимодействия с поставщиками является синхронизация данных учетных систем компании «ОМЕГА ПЛЮС» с учетными системами поставщиков, какими бы разными они не были.

В целях унификации информационного обмена, сокращении ручного труда, снижения числа ошибок, неизбежно возникающих при ручном вводе данных из разнообразных источников, синхронизации данных между поставщиками и компанией было принято решение использовать единый для всех поставщиков формат файла-отчета в Microsoft Excel, данные из которого загружались в информационную систему компании «ОМЕГА ПЛЮС», основанной на программном продукте 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ. Для загрузки файлов-отчётов, получаемых от поставщиков, необходимо разработать внешнюю обработку.

Перед компанией «КОМПАС» была поставлена задача разработать внешнюю обработку для загрузку данных из файлов Microsoft Excel в 1С:Бухгалтерию 8 (конфигурация «Бухгалтерия предприятия 3.0»).

Требования к обработке были сформулированы следующие:

• обработка должна загружать в базу 1С:Бухгалтерию 8 данные из поступающих от поставщиков документов «Реализация товаров», «Корректировочная счет-фактура» и «Поступление товаров», а также связанные с этими документами данные, позволяющие заполнять и поддерживать в актуальном состоянии данные справочников «Контрагенты», «Договоры», «Банковские счета», «Контактные лица», «Номенклатура», «Артикулы» и другие;
• обработка получает данные непосредственно из файлов «*.xls», «*.xlsx» и «*.ods»;
• данные, соответствующие элементам справочников 1С «Номенклатура» и «Контрагенты», не будут загружать в базу отдельно, а будут попадать в базу 1С в результате работы обработки непосредственно из переносимых документов.

Поставленная задача может быть решена при выполнении следующих ограничений:

• в справочники в базу 1С из документов смогут быть перенесены только те данные только тех типов, которые есть в информационной базе конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0»;
• при переносе контрагента список банковских счетов, контактная информация, договоры переносимыми данными не заполняются;
• если в документе указан банковский счет – он переносится, если нет – эти данные в базе 1С остаются незаполненными;
• если в документе указан договор – он переносится, если нет – не переносится;
• если в документе указана контактная информация (адрес) – она переносится.
• элементы справочника "Номенклатура" (серии, единицы измерения и др.) перенесутся только те, которые указаны в документах "Реализация товаров" и "Поступление товаров".

Указанные ограничения были озвучены и согласованы.

В результате специалистами компании «КОМПАС» была разработана обработка, позволяющая заполнять базу 1С компании «ОМЕГА ПЛЮС» данными, получаемыми от бизнес-партнёров в форматах «*.xls», «*.xlsx» и «*.ods». 

Рабочее окно обработки приведено ниже:

Результат выполнения обработки – данные из очередного файла, полученного от поставщика, успешно загружены в базу «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» компании «ОМЕГА ПЛЮС».

По итогам работы было произведено тестирование и проверка корректной работы сделанной настройки. Активное участие заказчика в приемке сделанной работы – необходимое условие для выявления и последующего исправления ранее необнаруженных несоответствий, что является важной составляющей контроля качества работ.

В результате компания «ОМЕГА ПЛЮС» получила инструмент, позволяющий избежать необходимости постоянного ручного ввода данных с первичных документов, что позволило эффективнее использовать рабочее время и существенно повысило результативность нашей работы.