Внедрение системы платежей для ГК "РЕГИОН" на базе "1С:Управление холдингом 8"
ГК "РЕГИОН"
Автоматизированы следующие функции:
- Бюджетирование, финансовое планирование
- Управление денежными средствами (казначейство)
Сопровождение:
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
Процесс выбора решения в ГК был не простым и длительным. Анализировались различные решения, присутствующие на рынке как на базе платформы "1С:Предприятие 8", так и прочих вендоров. Собирались и анализировались требования, были составлены ФТТ, которые рассылались различным компаниям интеграторам.
По результатам анализа полученных коммерческих предложений, а также исходя широты заложенной в решение функциональности был выбран флагманский продукт компании "1С" - "1С:Управление холдингом 8".
Краткое описание проекта
Для ГК «РЕГИОН» была создана система платежей и проведена ее интеграция с внутренними системами управленческого учета, документооборота, дистанционного банковского обслуживания. В ходе реализации проекта было сделано большое количество уникальных доработок системы с учетом бизнес - требований компании. Внедрение системы платежей позволило сформировать единую платформу для оперативного управленческого учета, повысить скорость и качество обработки информации, эффективность соответствующих бизнес-процессов и контрольных процедур.
Цели и задачи проекта
Цели проекта:
1. Замена предыдущей системы платежей на новую, на базе современной и производительной платформы.
2. Существенное повышение скорости получения и обработки данных для исполнения операционных процессов.
3. Качественное усиление эффективности контрольных процедур.
4. Создание основы для дальнейшей автоматизации процессов бюджетирования и формирования управленческой отчетности.
Задачи проекта:
1. Автоматизированная проверка заявок на платеж соответствию лимитам бюджета.
2. Автоматизация бизнес-процессов согласования заявок на платеж в соответствии с действующим в Группе порядком.
3. Автоматизация управленческого учета в части сбора факта по бюджету доходов и расходов.
Архитектура решения и масштаб проекта
Учитывая растущие потребности Группы компаний «РЕГИОН» в автоматизации, в качестве основы для реализации системы платежей был выбран флагманский программный продукт на платформе «1С:Предприятие 8» «1С:Управление холдингом 8» совместно с «1С:Документооборот 8 КОРП».
Организационный объем проекта включает свыше 10 юридических лиц, входящих в Группу. Одновременно работает более 130 Пользователей. На момент передачи системы в промышленную эксплуатацию было введено и согласовано более 3000 заявок на платеж.
В процессе реализации проекта автоматизированы несколько групп процессов: согласования заявок на платеж, интеграция с MDM системой, контроль лимитов бюджета, процессы исполнения платежей и учет договоров.
Была обеспечена интеграция с внутренними учетными системами, системами дистанционного банковского обслуживания, системой «1С:Документооборот 8 КОРП», и системой «Первая Форма».
Особенности и уникальность проекта
1. Одной из особенностей проекта является наличие у Заказчика сложной матричной структуры ответственности за согласование расходов, включающей владельцев бизнес-функций и руководителей Центров финансовой ответственности (ЦФО).
2. Реализован гибкий и адаптивный механизм маршрутизации заявок на платеж, при этом количество уникальных точек на маршруте может достигать 7.
3. В дополнение к штатной функциональности и для облегчения работы Пользователей была проведена интеграция с информационной системой «Первая Форма», реализована возможность автоматизированного формирования заявок на платежи в соответствии с графиком, указанном в договоре.
4. С учетом необходимости обработки большого объема данных было реализовано автоматизированное рабочее место (АРМ) для группового согласования/утверждения заявок.
5. На всех участках маршрута согласования для пользователей была обеспечена возможность удаленной реализации своих бизнес-функций по согласованию платежей в режиме 24/7, значительно ускоряющая процессы согласования заявок на платеж.
6. Для комфортной работы Пользователей в интерфейс заявки на платеж добавлена информация о согласующих лицах с номерами телефонов, их делегатов и история согласования.
7. Реализовано 5 дополнительных специализированных отчетных форм, позволяющих оценить текущий статус согласования платежей по инициатору, бизнес-функции, ЦФО, а также отчет для согласующего.
8. В контроль лимитов добавлена возможность создавать лимитные пулы для солидарного контроля по группе статей.
Результаты проекта
Внедрение информационной системы платежей позволило:
· Существенно повысить эффективность контрольных процедур при согласовании заявок на платеж.
· Значительно повысить скорость и качество обработки процессов согласования заявок на платеж с учетом сложной матричной структуры ответственности.
· Создать основу для дальнейшей автоматизации процессов бюджетирования и формирования управленческой отчетности.
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика