Внедрение системы «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Студия Успеха»

Автоматизированы следующие функции:

• Бюджетирование, финансовое планирование
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Подключение оборудования
• Расчет зарплаты
• Резервирование ТМЦ
• Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
• Учет продаж ТМЦ
• Финансовый анализ
• Формирование графика оплаты поставщикам

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Производственная компания «Студия Успеха» занимается изготовлением полиграфической продукции различных уровней сложности для своих заказчиков в Москве и Санкт-Петербурге.
Офис компании находится в Санкт-Петербурге.

С момента создания компании до 2017 года все продажи и закупки велись в экселе. По итогам каждого месяца ребята делали отчет по доходам и расходам, собирая информацию по разным экселям. Это было сложно, долго, и из-за ручной обработки таблиц постоянно появлялись ошибки. Какую-то одну цифру не учли или не туда занесли — отчет уже неактуален.
Обратиться к истории и понять, по какой цене клиенту отпускался последний раз тот или иной товар, тоже было непросто, как и рассчитать зарплату сотрудникам.
У продавцов «Студии Успеха» зарплаты привязаны к процентам, а проценты - к плану. Зарплата зависит от большого количества данных, и менеджеру приходилось долго считать, чтобы понять, сколько он вообще денег заработает. Это надо было просмотреть все свои заказы, прикинуть прибыль, взять процент.
И в бесконечных переписках иногда закупщик путал письма и считал не то, что его просил менеджер в финальном запросе. Менеджер формировал цену клиенту, отталкиваясь от неправильной стоимости закупщика, а это могло вести к убытку по всему заказу, ведь изначально информация была передана неверно.

Так ребята поняли, что пора внедрить единую систему, где в режиме реального времени всегда будет актуальная информация по заказам, оплатам, долгам, по прибыли с каждого заказа и по зарплатам сотрудников.

В качестве решения выбрали систему 1С:УНФ. Даже стандартная конфигурация позволяла видеть все необходимые данные по одной кнопке.

Пытаясь понять, что нужно, мы сделали обследование процессов и пообщались с ребятами. Поняли их требования и пожелания, необходимые уровни доступа, поставили систему, настроили все, и на пробной базе проработали несколько месяцев параллельно с ведением привычного экселя, потому что доверия к инструменту сначала было немного. Когда все цифры стали понятными директору и когда он научился понимать всю логику, почему где-то что-то не сходится, тогда и приняли решение от экселя отказаться вовсе. Этот момент возникновения доверия оказался очень важным.

Мы сразу сделали так, чтобы руководитель быстро получал информацию о прибыли с каждого заказа по итогам месяца по статьям — на производство, на доставку, на субподрядные работы, на дополнительное обслуживание. Появился и расчет плановой себестоимости — так руководитель видит плановую прибыль, а менеджер — свой плановый процент.
Также, руководитель в реальном времени видит долги и просроченные долги. Если раньше только главбух мог сказать «вот этот клиент нам денег должен», то сейчас список должников видят у себя сразу и руководитель и менеджер. И менеджер, если это его клиенты, контролирует оплаты заказов самостоятельно без привлечения бухгалтера. Все менеджеры получают зарплаты только по тем заказам, по которым все отгружено и оплачено. Не зелененькие – значит не оплачены. Так они видят все свои оплаты и понимают, какую зарплату получат в конце месяца.
Все самое важное теперь доступно по одной кнопке - прибыль с каждого заказа, плановая прибыль и информация, у кого деньги.

Самое классное - ребята теперь имеют возможность не брать заказы не в той норме рентабельности, которой они хотят. Они отказались от заказов небольших объемов (меньше 400 единиц календарной продукции, например). Отказались от собственной сборки, так как это показало себя менее рентабельным по сравнению со сборкой на стороне. И всё это им показала система, по ощущениям это было совершенно невозможно определить. Теперь, если норма рентабельности заказа подходящая, то все работает. Если нет – то заказ не может быть пропущен дальше в системе без галочки от руководителя «согласовано». Количество заказов, приносящих меньше прибыли, чем ожидали, стало равно нулю!
Время на обработку заказов тоже уменьшилось, как и количество ошибок в отчетах. Ребята довольны, ведь их потери сильно уменьшились, а рентабельность заказов - возросла.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика