Контроль и анализ торговых операций внешней ИТ-системы на основании формированния данных бухгалтерского и налогового учета в 1С
ООО "Вальдо"
Компания ООО «Вальдо» занимается оптовой и розничной торговлей одеждой и обувью. Товар покупают оптом преимущественно у российских оптовиков, продает оптом, но преимущественно в розницу.
Все основные бизнес-процессы организации ведутся в ИТ-системе оперативного управленческого учета торговых операций собственной разработки, которая постоянно модернизируется силами собственного ИТ-отдела.
Компании необходимо было решение, которое с одной стороны – автоматизировало бы контроль итогов торговой деятельности (в т.ч. расчет финансовых показателей) с возможностью расшифровки до уровня документа, а с другой - формирование данных бухгалтерского и налогового учета.
Была поставлена задача использовать программный продукт «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для контроля итогов торговой деятельности, контроля корректности торговых документов, расчета финансовых показателей, а также как полезный дополнительный результат – для автоматического формирования данных бухгалтерского и налогового учета.
Фирмой-франчайзи 1С было предложено в рамках решения данной задачи разработать специальный Помощник, который бы позволил анализировать данные управленческого учета, контролировать корректность торговых документов, информировать о возможных проблемах, корректно формировать из поступающих данных объекты в программном продукте «1С:Бухгалтерия 8» - элементы справочников и документы, проводить документы, сопоставлять обороты по данным управленческого и бухгалтерского учета. Для расчета финансовых показателей использовались стандартные средства «1С:Бухгалтерия 8», позволяющие расшифровать нужный показатель до уровня документа и перейти при необходимости к конкретному документу исходной ИТ-системы.
Для реализации такого Помощника выполнялась доработка 1С:Бухгалтерии, в результате компания получила:
-
В рамках Помощника автоматизирован контроль наличия и при необходимости автоматическое создание карточек номенклатуры, контрагентов, ГТД, обособленных подразделений и других необходимых элементов.
-
Автоматически формируются документы поступления товаров, оптовой и розничной реализации и возвратов, счета-фактуры и прочие сопутствующие документы. Ранее они вводились общими суммами без аналитики вручную бухгалтерами.
-
Реализован контроль дублирования данных: при повторной загрузке новые элементы справочников и документы не создаются, а изменяются загруженные ранее, как при наличии, так и при отсутствии внутренних идентификаторов объектов.
-
Внедрены средства контроля загрузки, в том числе:
-
данные, отражаемые непосредственно в интерфейсе Помощника, позволяют наглядно увидеть процесс и результат его работы
-
ведётся подробный лог, с помощью которого можно проанализировать возможные нестыковки в данных и принять решение – продолжать их обработку или нет.
-
Особое внимание было уделено тому, чтобы «1С:Бухгалтерия» не модифицировалась и не снималась с поддержки.
На данный момент результаты работы используются прежде всего для автоматизации контроля корректности и эффективности проведения торговых операций. Загруженные и проверенные на корректность данные составляют более 95% объема данных, используемых в последующем бухгалтерском учете.
В программе работают ИТ-специалисты заказчика, менеджеры, финансисты и бухгалтеры, отчеты использует руководство.
В итоге клиент добился нужного эффекта: данные, отражаемые непосредственно в интерфейсе Помощника, позволяют наглядно увидеть процесс и результат его работы, ведётся подробный лог, с помощью которого можно проанализировать возможные нестыковки в данных и принять решение – продолжать их обработку или нет.
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Взаиморасчеты с поставщиками
- Интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков
- Оптовая торговля
- Розничная торговля
- Учет прихода ТМЦ
- Учет продаж ТМЦ
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
Описание
Выполнены следующие работы:
Все основные бизнес – процессы Заказчика ведутся в собственной базе управленческого учета, которая постоянно модернизируется силами его ИТ – отдела. Была поставлена задача корректного формирования данных бухгалтерского и налогового учета на основе данных управленческого учета.
Концептуально было предложено решать такую задачу через разработку специального Помощника, который бы позволял переносить данные из одной системы в другую, предварительно их верифицируя. Т.е. Помощник должен анализировать данные управленческого учета, контролировать их корректность и полноту, информировать о возможных проблемах, корректно формировать из поступающих данных объекты Бухгалтерии – элементы справочников и документы, проводить документы, сопоставлять обороты по данным управленческого и бухгалтерского учетов.
Для реализации этого были предприняты следующие шаги:
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе (Помощнику) - Консультации и согласование выбора оптимального варианта переноса данных
- Согласование формата обмена, используемых форматов данных управленческого и бухгалтерского учета, изменение и расширение этих форматов в процессе работы над Помощником в соответствии с пожеланиями Заказчика.
- Анализ специфики ведения бухгалтерского учёта в организации
- Разработка ядра системы и интерфейса Помощника
- Последующая доработка системы по мере расширения функционала с целью полной реализации начальных и поступающих в процессе работы требований к Помощнику. - Тестирование системы и внедрение её окончательного варианта.
- Опытная эксплуатация системы на протяжении 6 месяцев.
Результат:
- В рамках Помощника автоматизирован контроль наличия и, при необходимости, автоматическое создание карточек номенклатуры, контрагентов, ГТД, обособленных подразделений и других необходимых элементов.
- Автоматически формируются документы поступления товаров, оптовой и розничной реализации и возвратов, счета-фактуры и прочие сопутствующие документы (Ранее они вводились общими суммами без аналитик вручную бухгалтерами )
- Реализован контроль дублирования данных: при повторной загрузке новые элементы справочников и документы не создаются, а изменяются загруженные ранее, как при наличии, так и при отсутствии внутренних идентификаторов объектов.
- Внедрены средства контроля загрузки, в т.ч.
а) данные, отражаемые непосредственно в интерфейсе Помощника, позволяют наглядно увидеть процесс и результат его работы
б) ведётся подробный лог, с помощью которого можно проанализировать возможные нестыковки в данных и принять решение – продолжать их обработку или нет.
- Особое внимание было уделено тому, чтобы «1С:Бухгалтерия КОРП» не модифицировалась и не снималась с поддержки.
Сопровождение:
· По мере необходимости проводятся работы по дополнению функционала Помощника для решения новых задач, появляющихся у Заказчика - добавляются новые документы, изменяется алгоритм формирования уже имеющихся.
· Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С", связанным с внедрённой системой
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе