Автоматизация учета на базе ПП «1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ» в ООО "БИРЗАВОД"

Общество с ограниченной ответственностью "БИРЗАВОД" – совсем молодая компания, зарегистрированная только 29 марта 2019 г.; тем важнее, что с самого начала руководством компании было принято решение строить систему управления компанией на основе современных и эффективных инструментов, таких как программные продукты "1С:Предприятие". Компания занимается производством пива, причем, в отличие от многих современных пивоваренных компаний, самостоятельно производит солод. Наличие собственного солодового производства позволяет не только гарантировать высокое качество конечного продукты, но и быть независимым от солодилен, поставляющих солод другим производителем пива в Санкт-Петербурге. Также компания производит сидр и другие недистиллированные напитки из сброженных материалов.

За консультацией по выбору программных продуктов обратились в компанию "КОМПАС". Сотрудники компании "КОМПАС" провели демонстрацию программных продуктов "1С:Предприятие", сопоставили различные варианты решения и с учетом имеющихся у компании ресурсов рекомендовали приобретение программных продуктов "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" для автоматизации регламентированного учёта и "1С:Управление нашей фирмой" для автоматизации управления производственными, складскими, торгово-распределительными процессами. Уже в скором времени лицензии на указанные программные продукты "1С:Предприятие" были приобретены, доставлены на Бирзавод и установлены на компьютеры пользователей. Работу по настройке программных продуктов доверили специалистам отдела внедрения компании "КОМПАС".

После выбора, приобретения и установки программного обеспечения уточнили требования по каждой области автоматизации. На основании задач создали календарный план работ с детальным описанием каждого этапа.

Наибольшее внимание было уделено настройке разделов: Закупки, Производство, Продажи.

Для того, чтобы обеспечить "прозрачный" учет производства с максимальным сокращением вероятности совершения ошибок создали и настроили цепочку документов учета производства:

Рецептура -> Спецификация -> Производство с подбором и распределением материалов.

Организовали учет по партиям, включили контроль остатков и настроили отчеты, позволяющие оперативно контролировать обеспечение производства потребляемыми материалами.

В разделе "Производство" в настройках включили инструменты планирования и учета производственной деятельности, настроили способ распределения материалов (автоматически по спецификации и объемам производства). Удобно, что программа по умолчанию поддерживает технологические операции – специалисты компании "КОМПАС" помогли сформулировать и ввести фиксированный набор технологических операций, а также помогли включить и настроить начисление заработной платы сотрудникам по сдельным нарядам, использующим эти самые операции. Инструменты для учета материальных и других прямых затрат в производстве по заказам покупателей позволяют оперативно получать информацию о величине производственной себестоимости и интуитивно понятны для пользователя.

Особенно хочется отметить такую функцию программы, как Планирование загрузки ресурсов предприятия, под которыми подразумеваются оборудование, инвентарь, механизмы, машины, другая техника, а также рабочие и целые бригады. Это, конечно, не диаграмма Ганта, но ничем её не хуже: Планирование ресурсов предприятия в 1С:УНФ очень удобен, как инструмент для управления ресурсами предприятия.

В разделе Закупки сотрудники компании "КОМПАС" помогли нам создать и настроить склады (у нас их несколько – склад сырья, склад солода, склад готовой продукции, несколько вспомогательных технологических площадок временного хранения, представляющих собой по сути временные склады), разобраться с единицами измерения и характеристиками номенклатуры. Механизм резервирования запасов на складах не позволяет потратить сырье не на то, на что планировали.

Очень хорошо, что программа 1С:УНФ позволяет оперативно планировать закупки сырья исходя из расчётных потребностей производства. На других предприятиях, где нам приходилось работать, в отсутствии современных информационных систем, нередки были случаи, как затоваривания склада излишками, закупленными "на всякий случай" и так и не ушедшими в производство (постепенно они портятся, теряют потребительские качества, и подлежат списанию), так и простоев производства, пусть и кратковременных, из-за отсутствия чего-то из необходимого сырья или материалов. Обе эти ситуации неизбежно грозили предприятию убытками, различавшимися только своей величиной. С программой "1С:Управление нашей фирмой" такого не бывает – размер потребностей производится на основании прогнозируемых остатков товаров, ожидаемых поступлений и потреблений, установленных нами уровней максимальной и минимальной величины запасов, а также за счет детализации потребностей вплоть до заказов, когда показывается возможность выполнения производством поставленных планов и сразу виден уровень, после которого производство не сможет работать, а значит, надо закупаться.

В том, что касается продаж, очень полезна возможность устанавливать разные цены и разные условия отгрузки для отдельных покупателей (и групп покупателей). Нашу готовую продукцию мы отпускаем как в розничную торговую сеть, так и продогм её ресторанам и кафе. Кому-то мы можем отпускать товар без предоплаты, кому-то отпускаем партии определенного объема, либо с ограничением по стоимости партии; цена на готовую продукцию может для разных покупателей различаться – в зависимости от заключенных соглашений и условий сотрудничества. Очень хорошо, что нам эту возможность настроили и показали, как этим функционалом пользоваться.

Внедрение производственного учета, закупок и продаж с самого начала работы предприятия сделало учет прозрачным; формируемые в управленческом учете данные, коррективно переносящиеся в результате синхронизации в базу "1С:Бухгалтерия предприятия", создали необходимую базу для того, чтобы подготовка и сдача регламентированной отчетности производились корректно и в срок. В соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации в базе "1С:Бухгалтерия предприятия" при помощи программного продукта 1С-ЭТП. ЕГАИС настроили передачу сведений в ЕГАИС ФС РАР.

Что в итоге мы получили:

• наладили работу производства и расчет производственной себестоимости;
• организовали работу склада и контроль остатков;
• упорядочили документооборот внутри предприятия – теперь никто не боится потерять ту или иную бумажку, ведь вся информация есть в программе;
• наладили выгрузку данных в бухгалтерскую программу для безошибочной подготовки регламентированной отчетности;
• обеспечили требуемую законодательством передачу сведений в ЕГАИС ФС РАР;
• получили информативные отчеты – источник оперативной информации для работы.

И всё выше перечисленное – с самых первых дней работы компании, которая сразу начала работать правильно!

Дополнительно необходимо отметить, что выбор для автоматизации двух программ – "1С:Бухгалтерия 8" для бухгалтерского учета и "1С:Управление нашей фирмой " для управленческого учета – позволил нам разделить регламентированный и управленческий учет в разных программах. Настроенная между информационными базами синхронизация позволила тратить меньше времени на ввод информации, избежать дублирования информации при повторном вводе и отсутствия в какой-либо из баз необходимой для учёта информации, а всё вместе – избежать вызываемых указанными причинами ошибок.