УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА
10 сентября 2013
УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА

Источник: Электронный журнал "Управляем предприятием", №9 (32)
Автор статьи: Ульянцева Софья, методист Отдела разработки программ документооборота, фирма «1С». к.и.н.
Статья о продукте: 1С:Документооборот 8 КОРП 1С:Документооборот 8 ПРОФ 1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины 1С:Документооборот КОРП для Беларуси 1С:Электронное обучение. Работа с прикладным решением "1С:Документооборот"

Служебный документ не терпит избыточности, двусмысленности и эмоциональной окрашенности изложения. Текст документа требует строгого соблюдения композиционной структуры и языковых стандартов официально-делового стиля. Однако далеко не каждый составитель документа обладает достаточным знанием и навыком работы с деловым текстом. В помощь авторам документов разрабатываются унифицированные тексты, которые значительно повышают качество документов и сокращают время на их составление.

Создание унифицированных текстов — один из этапов унификации документов, которая проводится в ходе подготовки предприятия к внедрению системы электронного документооборота. Для сокращения общего количества видов документов и приведения документов к единообразию применяется метод унификации, который включает:
  • приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов);
  • установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).


Унификация видов документов основана на отнесении документов к системам документации. 
Унификация текстов проводится поэтапно:

  • Унификация структуры текста.
  • Унификация языковых средств выражения.
  • Разработка шаблонов документов.


Унификацию текстов служебных документов требует ряд законодательных актов Российской Федерации и нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления. Они закрепляют требования к тексту документа: его внутренней структуре и выбору речевых средств. 

Как указано в Методических рекомендациях , подготовленных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и Федеральной архивной службой России, при унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методами формальной унификации названы: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.

Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними.

Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности.

Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа. 

Документ состоит из тринадцати разделов:

  • Oбщие положения.
  • Порядок планирования и организации работы.
  • Порядок подготовки и оформления решений федерального органа исполнительной власти.
  • Порядок исполнения поручений.
  • Порядок подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении нормативного регулирования в установленной сфере деятельности (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
  • Порядок подготовки и рассмотрения проектов актов, которые вносятся в Правительство (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
  • Законопроектная деятельность и порядок участия в деятельности Федерального Собрания.
  • Порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством полномочий по координации и контролю деятельности соответствующих федеральных служб и федеральных агентств.
  • Правила организации деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.
  • Порядок взаимоотношений с органами судебной власти.
  • Порядок рассмотрения отдельных видов обращений.
  • Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан.
  • Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы.

Читать полностью:http://consulting.1c.ru/journal-article.jsp?id=446