«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ»: инвентаризация бюджетного учреждения с использованием штрихкодирования

15 января 2009
Архивный материал

Источник: «Финансовая газета» № 3, январь, 2009 г.

В сферу деятельности Управления по обеспечению мероприятий гражданской защиты города Москвы входят обеспечение мероприятий, направленных на решение задач в области гражданской обороны, защиты населения и территорий города от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, пожарной безопасности и безопасности граждан на водных объектах города Москвы, а также надзор и контроль в области защиты населения и территорий города от чрезвычайных ситуаций.

По инициативе главного бухгалтера руководство управления приняло решение об автоматизации процесса инвентаризации основных средств (ОС) с использованием технологии штрихкодирования во всех подчиненных агентствах гражданской защиты. В силу специфики деятельности данных учреждений ОС распределены у них по разным местам хранения, поэтому процесс инвентаризации в отсутствие автоматизации занимает продолжительное время и требует привлечения большого количества работников с отрывом их от основной работы.

Работы по проекту автоматизации инвентаризации в Агентстве Южного административного округа г. Москвы были поручены компании «НПЦ Бюджетного учета» (1С:Франчайзи, г. Москва).

В учреждении для ведения бухгалтерского учета используется прикладное решение «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» на платформе «1С:Предприятие 7.7». Для реализации проекта автоматизации было принято решение использовать программно-аппаратный комплекс «Инвентаризация», разработанный компанией «НПЦ Бюджетного учета».

 

Инвентаризация с использованием технологии штрихкодирования

 

В процессе инвентаризации член комиссии сличает инвентарный номер ОС с его инвентарным номером в распечатанной инвентаризационной описи. В случае совпадения инвентарных номеров в описи делается отметка о фактическом наличии ОС.

При использовании предлагаемой технологии штрихкодирования действия комиссии по инвентаризации выглядят следующим образом. После того, как член комиссии считал штрихкод комнаты, на экране его терминала сбора данных автоматически появляется список ОС, которые должны находиться в этой комнате по данным учета. Далее работник считывает этикетки со штрихкодами, которые наклеены на ОС, размещенных в этом помещении. По окончании инвентаризации выполняется выгрузка данных из терминала сбора данных в информационную базу «1С:Бухгалтерии для бюджетных учреждений». После этого в программе «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» печатаются инвентаризационные ведомости с данными о фактическом наличии ОС и ведомости расхождений.

 

Программно-аппаратный комплекс «Инвентаризация»

 

Аппаратная часть комплекса состоит из терминала сбора данных и принтера для печати этикеток. К комплексу прилагаются следующие материалы: термостойкие самоклеящиеся этикетки, которые наносятся на объекты ОС, а также термотрансферная лента. В состав комплекса входит прикладное решение «Бюджет21-Инвентаризация», которое является дополнением к программе «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» и обеспечивает взаимодействие этой программы с аппаратной частью комплекса.

Следует отметить, что решение «Бюджет21-Инвентаризация» – это независимая подсистема, установка которой добавляет новые функциональные возможности в программу «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» и при этом не вносит изменения в уже существующие. Это облегчает процесс сопровождения программы «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений».

 

Реализация проекта

 

На первом этапе проекта автоматизации совместно со специалистами учреждения был составлен план внедрения и назначены ответственные по каждому этапу. В первой инвентаризации с использованием комплекса было запланировано участие специалистов «НПЦ Бюджетного учета».

В процессе работы по проекту были выполнены подключение аппаратной части комплекса, а также установка решения «Бюджет21-Инвентаризация».

В начале работы с комплексом бухгалтер ввел в систему данные обо всех местах хранения. На балансе учреждения отражено несколько тысяч инвентарных единиц ОС, и назначение в программе для каждого из них места хранения является очень трудоемкой задачей. Поэтому в начале эксплуатации системы эта задача была решена другим способом, с помощью терминала сбора данных.

ОС не были распределены в системе по местам хранения, поэтому после считывания этикетки помещения на экране терминала появляется сообщение, что в помещении ничего нет. В процессе считывания этикеток для ОС, находящихся в этом помещении, единицы ОС считаются обнаруженными в данном помещении и автоматически закрепляются за ним. Процесс закрепления продолжается до тех пор, пока не будет считана этикетка другого помещения.

Печать и нанесение этикеток для ОС, имеющихся в наличии в учреждении на тот момент, были поручены специалистам «НПЦ Бюджетного учета». Работа выполнялась в соответствии с составленным планом посещения каждой пожарной части.

Было также проведено обучение работников бухгалтерии печати этикеток средствами программы «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений», поскольку обязанность по печати этикеток для новых ОС, которые поступят в будущем, возложена именно на них.

Заметим, что при использовании комплекса «Инвентаризация» в этикетках для ОС место хранения не кодируется. Это избавляет от необходимости перепечатывать этикетку при перемещении ОС из одного помещения в другое. Во время проведения инвентаризации система автоматически зафиксирует изменение места хранения ОС и при загрузке данных в программу «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» «предложит» изменить место хранения в информационной базе.

Произвольный выбор места наклейки этикетки на ОС затрудняет ее поиск при инвентаризации и приводит к росту трудозатрат на ее проведение. Для облегчения поиска этикеток разработана инструкция по их наклейке в строго определенные места ОС.

В системе предусмотрены режим выгрузки данных об остатках ОС из информационной базы в терминал сбора данных, а также выгрузка данных с результатами инвентаризации из терминала в информационную базу.

Загрузка данных о фактическом наличии ОС выполняется в документ «Инвентаризация» по выбранному бухгалтером счету учета, центру материальной ответственности и месту хранения. В документе отражается информация о расхождении данных инвентаризации с данными учета. После загрузки данных в документ он доступен только для просмотра и недоступен для редактирования. При работе с документом можно распечатать инвентаризационную опись и ведомость расхождений.

 

Результаты проекта автоматизации

 

Использование комплекса «Инвентаризация» позволило Управлению по обеспечению мероприятий гражданской защиты города Москвы существенно сократить время и трудовые затраты на проведение инвентаризации. В учреждении упростился процесс приема и перемещения ОС, усилился контроль за использованием имущества по назначению. Подсистема «Бюджет21-Инвентаризация» проста в освоении и содержит различные средства для контроля и удобства работы.

В ближайших планах компании «НПЦ Бюджетного учета» предусмотрена разработка аналогичной подсистемы для решения «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» на платформе «1С:Предприятие 8».

 

Л. ПРОХОРЕНКОВА

1С:Франчайзи «НПЦ Бюджетного учета»

Контактный телефон (495) 232-39-99