Информационные технологии. Учет и управление деятельностью автотранспортного подразделения

1 июня 2009
Информационные технологии. Учет и управление деятельностью автотранспортного подразделения

Источник: журнал «Молочная промышленность», № 6, 2009
Автор статьи: Канд. экон. наук А.В.ШИХОВ, руководитель отдела разработки Центр НТУиК
Статья о продукте: 1С:Предприятие 8. Молокозавод

Собственные автотранспортные подразделения имеют многие молочные комбинаты. В этой отрасли не приняло серьезных масштабов использование услуг специализированных транспортных организаций. Наличие же собственного автопарка позволяет гарантировать быстрое и надежное исполнение заявок на отгрузку продукции (особенно с учетом малого срока хранения молочной продукции вне холодильных установок). Не менее важно качественное и стабильное обеспечение производства молочным сырьем. Затраты автотранспорта составляют значительную долю в стоимости сырья и коммерческих расходах. При этом важно, что этими затратами можно управлять в более широких пределах, чем, например, в отношении суммы, предъявляемой поставщиками за сырье.
Существует значительное количество методик повышения эффективности работы автотранспортных подразделений и снижения себестоимости их услуг. Многие из этих методик наиболее эффективны только совместно с новыми информационными технологиями. Рассмотрим наиболее часто применяемые из них и покажем, как можно организовать их внедрение в условиях комплексной информационной системы предприятия.
Сделаем несколько предварительных замечаний относительно организации документооборота автотранспортного подразделения в условиях такой системы, какие дополнительные возможности можно при этом задействовать. В комплексной информационной системе следует требовать от каждого документа выполнения максимально возможного количества функций. Это позволяет исключить ввод в систему дублирующей информации, минимизирует субъективный (человеческий) фактор.
Путевой лист в информационной системе может исполнять три основные функции: расчет нормы расхода горючего; учет направлений распределения затрат (за счет указания потребителей услуг автотранспорта в путевом листе); расчет сдельной заработной платы водителей по путевым листам. В решении 1С:Молокозавод путевой лист решает все три задачи. На его основании рассчитывается и списывается горючее по норме, рассчитывается зарплата и формируется база для распределения затрат автотранспортного подразделения на основное и вспомогательные производства, общехозяйственные и общепроизводственные затраты. Это решение позволяет достичь полной автоматизации документооборота автотранспорта и наиболее полной регистрации данных о его работе в информационной системе.
В 1С:Молокозавод выписка путевых листов осуществляется непосредственно в программе. Путевые листы распечатываются, как прочие документы системы, на печатном устройстве и выдаются водителям. Ведутся все необходимые формы контроля (например, журнал выписанных путевых листов) и обеспечивается наиболее оперативное отражение документов в информационной системе.
Поскольку вся обработка путевых листов ложится на сотрудников автотранспортного подразделения, необходимо минимизировать вероятность появления ошибок в расчетах и обеспечить контроль правильности расчетов со стороны учетной и экономической служб предприятия. Так, в решении 1С:Молокозавод реализовано распределение прав по редактированию нормативных справочников между сотрудниками автотранспортного подразделения, учетной и экономической службы. Наряду с имеющейся оперативной, бухгалтерской и экономической отчетностью о работе автотранспортного подразделения это обеспечивает прозрачность и удобство контроля.


УПРАВЛЯЕМ ЗАТРАТАМИ АВТОТРАНСПОРТНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ


Снижаем затраты на горючее

Затраты на горючее и ГСМ, дизельное топливо являются основной составляющей общих затрат автотранспортного подразделения. Количество горючего, подлежащего списанию, зависит от нормы расхода (базовая норма устанавливается на 100 км пробега или 1 ч работы двигателя в зависимости от вида транспортного средства) и самого пробега. В случае отсутствия налаженного учета горючего возникают возможности для хищения и неэффективного использования топлива и ГСМ. Значение нормы расхода горючего непостоянно и зависит от многих условий (вид и сезон выполняемой работы, качество дороги и пр.). Для учета этих факторов существует система повышающих и понижающих коэффициентов. Они применяются в зависимости от условий выполнения транспортной работы к базовой норме, установленной заводом-изготовителем и утвержденной для конкретной модификации транспортного средства внутренними актами предприятия. Ключевой момент управления величиной нормы списания горючего − оправданное и своевременное применение этих коэффициентов. В пределах одной поездки имеются участки трассы, на которых применим понижающий коэффициент, и участки с повышенным расходом горючего (например, при движении по городу). Поэтому в условиях ручной обработки путевых листов автотранспорта затруднительно использование этого механизма в полной мере. Необходимо также проверять, соответствует ли общий пробег (определяется как разность показаний спидометра до начала поездки и по ее завершении) так называемому «нормативному пробегу» (кратчайшему расстоянию по трассе между начальной и конечной точками маршрута).
Для полноценного контроля за правильностью применения всего механизма необходимо обеспечить возможность контролирующим службам влиять на порядок расчета и максимально исключить человеческий фактор. При разработке решения 1С:Молокозавод этот факт учтен, и в программу включен механизм учета работы по маршрутам. Справочник маршрутов − нормативный справочник. Для каждого маршрута фиксируется утвержденный экономической службой нормативный пробег. Также имеется информация для применения повышающих/понижающих коэффициентов к норме расхода горючего в пределах данного маршрута. Например, маршрут «Красноармейск − молочный комбинат»: нормативный пробег 180 км, движение в городской черте (применяется повышающий коэффициент к базовой норме) − 12 км, движение по трассе (применяется понижающий коэффициент) − 150 км. На остальном протяжении маршрута применяется базовая норма. Изменять данные этого нормативного справочника имеют право только сотрудники экономической и учетной служб предприятия.
По сути, при обработке путевого листа следует указать только тоннаж, маршрут и рабочее время для того, чтобы автоматически были проведены все необходимые расчеты.
В решении 1С:Молокозавод возможно организовать учет горючего в разрезе как водителей, так и автомобилей. Многие предприятия с целью экономии затрат на горючее переводят отдельные виды транспорта (в основном фургоны) на использование газа. Тем не менее в некоторых ситуациях необходимо использование бензина на таких автомобилях (например, в зимнее время для запуска и прогрева двигателя).
Решение 1С:Молокозавод позволяет вести учет двух видов горючего: для каждого может быть указана индивидуальная норма расхода. Существует специальный документ «Инвентаризация остатков в баках», устанавливающий начальные значения остатков горючего. Дальнейшее движение горючего осуществляется документами учета материалов (на основании счетов и ведомостей от компаний−поставщиков нефтепродуктов и ГСМ, авансовых отчетов водителей и пр.) и путевых листов (списание по норме). В результате остаток на конец периода получается непосредственно в момент обработки в системе последнего документа и не требует каких−либо пересчетов, перекидок и прочих действий.
Обеспечиваем эффективное использование грузоподъемности Важным способом снижения затрат автотранспорта является максимальное использование грузоподъемности транспортных средств. Как было отмечено ранее, выделяется два основных вида работ автотранспорта в молочной промышленности: доставка сырья и транспортировка готовой продукции. Основными поставщиками сырья для предприятий молочной отрасли являются сельхозпредприятия, которые, как правило, расположены на значительном расстоянии от предприятия. Крупным молочным комбинатам доступно дополнительное сокращение транспортных издержек за счет организации пунктов сбора в удаленных районах и подключения к работе в качестве таких пунктов низовых заводов. Это позволяет эффективно использовать автомобили большой вместимости и прицепы.
План доставки сырья разрабатывается при участии поставщиков сырья, исходя из потребностей производства. Таким образом, автотранспортные предприятия ежедневно сталкиваются с задачами разработки оптимальных маршрутов движения молоковозов для достижения минимального непроизводительного пробега и максимальной загрузки цистерны. Однако на практике этого не происходит, так как поставщики молочного сырья, объемы и сроки поставки ими молока во многих отношениях постоянны и можно разработать определенное число постоянных маршрутов. Если такая работа проведена, то ежедневно остается только расставить по этим маршрутам автомобили согласно их технической готовности и эффективности использования грузоподъемности (задача упрощается еще и возможностью использования прицепов).
При выполнении работ по перевозке готовой продукции, как и в случае с доставкой сырья, эффективно работает механизм выделения неких оптимальных маршрутов доставки. За эффективное использование грузоподъемности в этом случае отвечает система обработки заказов покупателей. В ней есть информация о массе груза, предполагаемого к перевозке по каждому маршруту. Это позволяет исключить перегруз, который влечет не только повышенный износ транспортных средств, но и порчу продукции. Также можно обнаруживать маршруты со значительным недогрузом и путем объединения маршрутов или оперативной переброски отдельных заказов с одного маршрута на другой оптимизировать загрузку для достижения большей эффективности использования грузоподъемности.
Стимулируем водителей в повышении производительности и качества работы Заработная плата водителей должна быть, с одной стороны, стимулирующей (содержать механизм, стимулирующий рост выработки и повышение качества работы), с другой стороны, ее размер должен быть экономически оправдан, так как оплата труда водителей в конечном итоге включается в себестоимость готовой продукции. Для обеспечения экономической обоснованности можно привязать сдельные расценки к тоннажу перевезенной продукции. Эта методика хорошо работает в отношении оплаты труда при перевозке готовой продукции. Также в этом случае водитель часто сочетает функции экспедитора, что может быть отражено отдельной доплатой.
При расчете оплаты труда водителей при доставке сырья чаще всего используется повременная оплата. В качестве надбавок возможно применение доплаты за пробег, что позволяет учесть сложность выполняемой работы. Расценка такой доплаты может быть задана интервальным методом (например, до 500 км − одна, свыше 500 км − другая). Вне зависимости от вида работ для мотивации профессионального роста и удержания высококлассных водителей в коллективе используется доплата за классность.
Каким образом информационная система помогает в этом случае? В решении 1С:Молокозавод существует настраиваемый механизм основных начислений и доплат, который можно привязать к виду работ, маршруту, любым показателям выработки, отражаемых в путевом листе автомобиля. Это позволяет реализовать систему оплаты водителей любой сложности. Значения расценок и прочие параметры расчета указываются в нормативных справочниках и позволяют быстро скорректировать систему в случае изменения внешних условий.


СОВЕРШЕНСТВУЕМ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ОТЧЕТНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ

В решении 1С:Молокозавод присутствует ряд отчетов о деятельности автотранспортного подразделения, решающих задачи экономического анализа, учета и контроля. Эти отчеты позволяют получать эксплуатационную и учетную информацию в одной выборке (например, тоннокилометры в количественном и суммовом выражении).
Важным моментом является также возможность использовать широкий спектр различного рода отборов и группировок информации. Эти отчеты предназначены для решения широкого круга экономических и учетных задач, возникающих на большинстве предприятий. Особую группу отчетов составляют узкоспециализированные отраслевые формы. Например, при заключении договора на поставку молочного сырья с поставщиком, как правило, оговаривается расценка, по которой осуществляется расчет суммы услуги за доставку. Поскольку разные поставщики расположены на разном расстоянии от комбината и при этом объем ежемесячной поставки у каждого поставщика свой, задача становится достаточно сложной.
В решении 1С:Молокозавод можно проанализировать документы поступления сырья от поставщиков и сопоставить их с данными путевых листов. Как результат, мы получаем информацию о количестве тоннокилометров, приходящихся на 1 т доставленного сырья от поставщика. После расчета себестоимости работы автотранспорта можно выйти на суммовую оценку доставки 1 т сырья. После учета плановой рентабельности услуг можно достаточно точно определить расценку за доставку 1 т сырья от каждого поставщика.

Источник: http://moloprom.ru/