«1С:Управление небольшой фирмой 8» в производственной и транспортной компаниях

16 июня 2011
Архивный материал

Источник: «Финансовая газета» № 24, июнь, 2011 г.
Статья о продукте: 1С:Управление нашей фирмой 8

В настоящее время прикладное решение «1С:Управление небольшой фирмой 8» успешно используется для ведения учета и решения управленческих задач в торговых и строительных компаниях, на производственных предприятиях, в организациях сферы услуг и т.д. Рассмотрим в качестве примера использование программного продукта на производстве хлебобулочных изделий и в транспортной компании.

 

Производство хлебобулочных и кондитерских изделий

 

Фирма «Каравай» (г. Тамбов) занимается производством хлебобулочных и кондитерских изделий – тортов, пирожных, печенья, булочек, пирожков и т. д. Потребителями продукции являются торговые сети, магазины и киоски Тамбова, а также Тамбовской области. В состав фирмы входит основное производство и удаленный цех по производству кондитерских изделий. На предприятии работает около 70 человек.

 

До некоторых пор на предприятии для учета заявок и отражения движения товаров использовалась морально устаревшая программа. Она не позволяла анализировать данные в требуемых разрезах и не обеспечивала таким образом информационную поддержку процессу принятия управленческих решений. Отсутствовали, например, возможности планирования платежей и контроля дебиторской задолженности. Так, у компании появилась потребность в простой автоматизированной системе, совмещающей в себе функции учета и управления бизнесом и позволяющей консолидировать в управленческом учете данные двух юридических лиц.

 

В результате экспресс-анализа учета и управления предприятием, выполненного специалистами консалтинговой фирмы «Медиа-Консалт» (1С:Франчайзи, г. Тамбов), был выбран вариант автоматизации на основе программного продукта «1С:Управление небольшой фирмой 8».

 

Одним из факторов в пользу данного решения послужила возможность программы работать в режиме «тонкого клиента». Для работы в этом режиме требуется меньше аппаратных ресурсов, чем для работы в режиме «толстого клиента». Для предприятия эта возможность оказалось существенной, поскольку значительную часть его компьютерного парка составляют не самые современные компьютеры.

 

В ходе совместной работы специалисты заказчика и «Медиа-Консалт» выявили особенности в деятельности предприятия, описали внутренние бизнес-процессы и подготовили техническое задание для проекта автоматизации.

 

После внедрения новой информационной системы на основе решения «1С:Управление небольшой фирмой 8» ответственные сотрудники получили возможность планировать платежи и контролировать задолженность покупателей.

 

Планирование производства выполняется на основании заявок покупателей. Для операторов, принимающих заявки от покупателей, в системе реализовано специальное рабочее место, в интерфейсе которого отображается только необходимая информация по заявкам, включая стадии их выполнения и данные по отгруженной продукции.

 

В результате автоматизации произошли изменения в аналитическом учете клиентов, которым принадлежат несколько магазинов. Взаиморасчеты теперь ведутся с каждым магазином по отдельности, при этом существует возможность анализа состояния взаиморасчетов как по магазинам, так и по клиенту в целом.

 

Автоматизация позволила также сократить расходы на транспортировку продукции за счет оптимизации маршрутов доставки. Ранее одно транспортное средство могло доставлять продукцию всем магазинам одного клиента, зачастую расположенным в разных районах города. Теперь в каждом договоре с контрагентом обязательно указываются бизнес-регионы (районы) доставки. Доставка продукции выполняется по регионам.

 

С помощью программы «Клиент банка» реализован обмен данными между системой и отделением Сберегательного банка РФ, а также настроен обмен данными с «1С:Бухгалтерией 8».

 

Директор для быстрого анализа состояния предприятия в целом использует «Монитор руководителя». Отчеты, предназначенные для анализа показателей деятельности, позволяют руководителю своевременно получать необходимую информацию в доступном виде и принимать на ее основании обоснованные оперативные управленческие решения.

 

Дальнейшие планы предприятия предусматривают разработку и внедрение совместно со специалистами «Медиа-Консалт» новых положений об оплате труда, схем мотивации сотрудников и должностных инструкций.

 

Оказание транспортно-экспедиционных услуг

 

Компания «Экспресс-Контейнер» (г. Владивосток) работает на рынке транспортно-экспедиторских услуг с августа 2007 г. На первом этапе деятельности компания занималась организацией отправки автомобилей и других грузов в контейнерах. Со временем спектр услуг, предлагаемых компанией, расширился и сегодня включает также отправку грузов в крытых вагонах и полувагонах, отправку спецтехники из собственного тупика компании, расположенного на станции «Первая Речка», услуги по страхованию грузов в пути, экспедирование генеральных грузов и т.д.

 

Развивается направление мультимодальных перевозок, которые включают перевозки из Китая, Кореи, Японии и других стран Азиатско-Тихоокеанского региона, а также из США. Мультимодальные или, другими словами, смешанные перевозки выполняются несколькими видами транспорта. Их использование позволяет организовать доставку грузов по схеме «от двери до двери».

 

Для ведения бухгалтерского и налогового учета в компании применялась программа «1С:Бухгалтерия 7.. Электронные таблицы, настроенные сторонними специалистами, использовались для оперативного и управленческого учета.

 

При небольшом объеме бизнеса таблицы позволяли решать все необходимые задачи. По мере роста бизнеса затраты времени на двойной ввод информации и выявление ошибок, связанных с такой технологией учета, ежемесячно возрастали. Появились также проблемы с получением финансовой и управленческой отчетности. Формирование некоторых отчетов требовало до 4 часов рабочего времени одного сотрудника. При этом информация в отчетах не всегда была достоверной. Некоторые из отчетов, необходимые руководителю, так никогда и не были настроены. Сложности, связанные с ведением оперативного учета, привели к тому, что в компании с численностью 15 человек появился финансовый отдел, в котором работали три сотрудника.

 

Работы по проекту автоматизации были поручены компании «ВЛ-Консалтинг» (1С:Франчайзи, г. Владивосток), которая поддерживала работу программы «1С:Бухгалтерия 7.. Было принято решение о внедрении прикладного решения «1С:Управление небольшой фирмой 8», а также о замене «1С:Бухгалтерии 7.7» на современный программный продукт «1С:Бухгалтерия 8».

 

Работы по проекту автоматизации, включая обучение 7 сотрудников, были выполнены за 28 дней. В настоящее время «1С:Управление небольшой фирмой 8» используется как первичная программа, в которой отражается вся текущая хозяйственная деятельность компании. Данные в программу «1С:Бухгалтерия 8» загружаются из «1С:Управление небольшой фирмой 8» автоматически, с периодичностью в один час.

 

При выполнении работ по проекту в системе был настроен расчет плановой и фактической себестоимости каждой отправки железнодорожным транспортом, а также план-фактный анализ отклонений. Предусмотрен анализ полноты пакета документов по каждой сделке. В частности, ведется учет документов поставщиков, которые не были получены. Эффективность деятельности каждого менеджера можно оценить на основании данных о количестве выполненных им отправок, выручке, себестоимости и марже отправок. Выполнена настройка ряда узкоспециализированных отчетов, в частности отчета «Анализ резерва «Трансконтейнера».

 

До внедрения автоматизированной системы директор мог получать данные о финансовом результате деятельности компании, в том числе о рентабельности каждого направления, только через 20 дней после закрытия периода. Срок 20 дней требовался для того, чтобы от поставщиков поступили все первичные бухгалтерские документы. Сегодня директор получает информацию о финансовом результате задолго до поступления документов. Точность полученных данных очень высокая, при поступлении оригиналов документов финансовый результат может только незначительно корректироваться.

 

Для управления расходами в компании сегодня используется методика оперативного планирования расходов и контроля отклонений на основе план-фактного анализа. Оперативный контроль дебиторской задолженности менеджерами отдела продаж позволил увеличить ее собираемость на 30%. Затраты времени на сверку и расчет резерва с основным поставщиком - «Российскими железными дорогами» - сокращены с двух дней до двух часов.

 

В целом внедрение «1С:Управление небольшой фирмой 8» привело к улучшению общего стиля работы и управления компании, что в свою очередь обусловило повышение эффективности ее деятельности.

 

И. СИДОРОВ

Фирма «1С»

Контактный телефон (495) 737-92-57