«1С:УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ 8» РЕДАКЦИЯ 11 – НОВОЕ ПОКОЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ НА ПЛАТФОРМЕ «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8.2» (Продолжение)

(Продолжение. Начало см. в № 34-38)

Управление оптовой торговлей

Для предоставления клиенту информации о товарах и условиях поставки в программе можно использовать коммерческие предложения.

Коммерческое предложение можно создать в том числе на основе анализа первичного спроса, который был зарегистрирован при первичном контакте с клиентом. Следует отметить, что регистрация в системе коммерческого предложения не приводит к появлению обязательств по отгрузке товаров и по их оплате.

Создание коммерческого предложения

При создании коммерческого предложения менеджер торгового отдела подбирает позиции номенклатуры, которые имеют необходимые клиенту потребительские свойства, а также находятся в определенной ценовой категории. Для каждой позиции номенклатуры можно ввести пояснение в виде произвольного текста. Это может быть, например, информация о первичной потребности клиента.

Цены на товары, условия оплаты и поставки в коммерческом предложении определяются типовым или индивидуальным соглашением, которое предполагается использовать. В то же время условия продаж, определенные соглашением, в коммерческом предложении можно уточнить. Для самостоятельной регистрации в коммерческом предложении отклонений от типового или индивидуального соглашения менеджер отдела продаж должен иметь соответствующие полномочия. При отсутствии полномочий регистрация отклонений возможна только после согласования с руководством. При согласовании коммерческого предложения с другими сотрудниками в программе используется бизнес-процесс, который можно адаптировать в соответствии с особенностями регламента принятия решения конкретного предприятия.

Заметим, что по одному запросу клиента можно сформировать несколько коммерческих предложений, которые основаны на разных торговых соглашениях и будут соответственно отличаться условиями продажи.

По умолчанию коммерческое предложение действует бессрочно, но при необходимости срок его действия можно ограничить.

Коммерческое предложение имеет печатные формы в форматах doc (MS Word) и odt (OpenOffice.org Writer). Предложение, сохраненное в одном из этих форматов, можно отправить клиенту, например, по электронной почте.

Согласование коммерческого предложения с клиентом

В процессе переговоров с клиентом можно уточнить товарный состав предложения, цены, скидки и другие условия продаж, что сопровождается интенсивным обменом коммерческими предложениями. Каждый этап обмена информацией, в том числе встречные замечания и предложения клиента, регистрируется в системе как отдельное коммерческое предложение, сформированное на основании предыдущего. Таким образом, весь процесс переговоров отображается в системе в виде цепочки документов, которые всегда доступны для просмотра и анализа. На любом этапе возможен, например, сравнительный анализ цен на товары в коммерческом предложении с ценами конкурентов торгового предприятия, которые были зарегистрированы в системе ранее. Позиции номенклатуры, согласованные с клиентом, отмечаются в коммерческом предложении как «активные».

Коммерческое предложение может иметь один из трех статусов – «Не согласовано», «Действует» и «Отменено». После согласования коммерческого предложения с клиентом для него устанавливается статус «Действует», а также указывается срок действия условий, которые в нем зафиксированы. На основании действующего коммерческого предложения можно оформить заказ клиента, в который будет переноситься информация только об «активных» позициях номенклатуры. Статус «Отменено» присваивается коммерческому предложению, от которого клиент отказался или которое потеряло актуальность по каким-либо другим причинам, например в результате прекращения поставок, изменения условий поставки и т.д.

Управление заказами клиентов

С помощью заказов в системе регистрируются намерения клиентов по приобретению товаров или услуг в установленный срок и за указанную плату.

Формирование заказа может являться первым этапом работы с клиентами. Оно может также служить логическим продолжением работы с клиентом, для которого, например, были подготовлены и с которым были согласованы коммерческие предложения. В этом случае заказ клиента закрепляет окончательную договоренность с ним о намерении приобрести товары или услуги.

В заказе регистрируются обязательства как торгового предприятия по поставке товаров, так и клиента по оплате, а также фиксируются и контролируются этапы выполнения этих обязательств. Таким образом, в решении «1С:Управление торговлей 8» ред. 11 заказ клиента является своеобразным центром управления деятельностью по реализации товаров.

Обязательный элемент заказа клиента – типовое или индивидуальное торговое соглашение. В соответствии с этим соглашением регистрируются условия, на которых будут выполняться отгрузка и оплата товара по заказу.

Система дает возможность контролировать соответствие заказов условиям торговых соглашений и не позволяет нарушать их пользователям, которые не имеют соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий торгового соглашения предусмотрен бизнес-процесс согласования заказа. При запуске данного бизнес-процесса система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при наличии их положительного решения.

Этапы работы с заказами

Этапы работы с заказом отражаются в его статусе – «Не согласован», «Согласован», «К обеспечению», «К отгрузке» или «Закрыт». Под «обеспечением» в программе понимается деятельность отдела логистики по обеспечению возможности поставки товара к заданной дате.

В случае если торговое соглашение включает график оплаты, то сумма оплаты по заказу будет распределена по этапам этого графика. Если график оплаты отсутствует, то менеджер может вручную распределить сумму заказа по этапам. При этом каждый из этапов оплаты можно отнести к одному из трех видов – «Аванс (до обеспечения)», «Предоплата (до отгрузки)» или «Кредит (после отгрузки)». Вид «Аванс (до обеспечения)», например, используется в случае, если предприятие не берет на себя обязательство обеспечить наличие товаров по заказу до поступления оговоренного размера авансового платежа. Следует отметить, что при распределении оплаты по этапам ее виды по заказу можно комбинировать. Можно задать, например, что «Аванс (до обеспечения)» будет составлять 10% от суммы заказа, «Предоплата (до отгрузки)» – 40% и «Кредит (после отгрузки)» – 50%. Для каждого этапа оплаты также указывается дата исполнения.

На основании статуса заказа, а также информации об оплате и отгрузке по заказу в системе можно определить его текущее состояние готовности – «Ожидается аванс», «Готов к отгрузке» и т. д.

На разных этапах заказ может служить распоряжением на обеспечение товаров, на отгрузку и на оформление документов. При этом система позволяет контролировать обоснованность изменения статуса заказа, которое происходит при переходе от одного этапа работы с заказом к следующему. Заказ не может быть принят к обеспечению, например, если не выполнены условия по его оплате до момента обеспечения.

Распоряжением отделу логистики на обеспечение товаров считается зарегистрированный заказ с установленным статусом «К обеспечению». Система позволяет менеджеру сформировать список заказов клиентов, для которых можно установить данный статус. При этом происходит отбор заказов, для которых выполнены все условия по оплате в соответствии с условиями торгового соглашения. В процессе формирования распоряжений на обеспечение система помогает менеджеру рассчитать предполагаемую дату отгрузки по товарам, указанным в заказе.

Зарегистрированный заказ со статусом «К отгрузке» является соответственно распоряжением на отгрузку товаров. При регистрации заказа контролируется выполнение условий по оплате, которые должны быть выполнены до момента отгрузки товаров по заказу. В процессе работы с заказом менеджер может контролировать выполнение службой логистики распоряжений на отгрузку товаров, например корректность оформления финансовых документов и факт отгрузки товаров по заказу.

(Продолжение следует)

И. СИДОРОВ

Фирма «1С»

Контактный телефон (495) 737-92-57