«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8» ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛЕЙ НЕФТЕПРОДУКТАМИ

Предприятия оптовой торговли являются важным связующим звеном между производителем и розницей.

Типичный нефтеперерабатывающий завод (НПЗ), например, производит от 5 до 10 млн т нефтепродуктов в год и отпускает их только крупными партиями размером в несколько тысяч тонн и только по долгосрочным контрактам с предварительной оплатой. При этом отгрузка продукции выполняется в основном железнодорожным или трубопроводным транспортом.

Сети автозаправочных станций (АЗС), не говоря уже об одиночных АЗС, не имеют возможности приобретать нефтепродукты непосредственно у НПЗ на таких условиях.

В то же время оптовое предприятие, являясь посредником между заводом-производителем и потребителем, может обеспечить поставки нефтепродуктов на АЗС небольшими партиями, а также предложить приемлемые, достаточно гибкие условия поставки и оплаты. Рассмотрим особенности автоматизации предприятий оптовой торговли с использованием платформы «1С:Предприятие 8».

Оптовая торговля на внутреннем рынке

Как правило, все сделки на внутреннем рынке оформляются в рамках договоров поставки и приложений к этим договорам – «дополнительных соглашений», «спецификаций» и т.д.

В договоре и приложениях к нему конкретизируются номенклатура товара, его цена, условия оплаты, способ доставки или транспортировки, реквизиты грузоотправителей и грузополучателей, а также базис поставки. Базис поставки определяет способ перехода права собственности на товар и состав возможных дополнительных затрат сверх цены товара. Типичными базисами поставки на внутреннем рынке являются «франко-станция отправления», «франко-склад грузополучателя» и т.п. Наиболее распространенными условиями оплаты считаются полная предоплата, частичная предоплата с отсрочкой оплаты остальной суммы после момента отгрузки или получения товара, а также оплата с отсрочкой на согласованное количество банковских или календарных дней.

Предприятия крупнооптовой торговли работают с достаточно сложными контрактными обязательствами как по закупке, так и по реализации. В этих условиях к основным задачам предприятия относятся контроль кредиторской и дебиторской задолженности, складской учет, а также финансовый анализ как торговой деятельности в целом, так и каждой отдельной сделки. Важными задачами также являются планирование и принятие к учету различных дополнительных затрат, связанных с торговыми операциями. К таким затратам можно отнести транспортные и маркетинговые расходы, а также расходы на привлечение денежных средств. Использование специализированной системы учета значительно способствует облегчения решение перечисленных задач.

Компания «Глория» является одним из крупных предприятий оптовой торговли нефтепродуктами и продукцией нефтехимии. Объем поставки компанией нефтепродуктов на внутренний рынок в последние годы достиг нескольких десятков тысяч тонн в месяц. Из-за возросшего объема поставки и количества сделок компания столкнулась с трудностями в управлении бизнесом. Было отмечено, например, значительное увеличение трудозатрат, необходимых для расчета текущих остатков товаров, определения величины дебиторской и кредиторской задолженности и для выполнения плана поставки. Кроме того, появился целый спектр новых задач, которые не поддавались решению вручную. Это, например, оперативный расчет себестоимости, расчет процентов, начисленных банками за пользование кредитом, расчет штрафных санкций, расчет вознаграждения менеджерам, а также расчет затрат на привлечение денежных средств по каждой сделке.

Для преодоления возникших проблем руководство компании приняло решение о создании единой системы учета, которая позволит решить текущие задачи управления бизнесом, а также снизить в дальнейшем затраты на ведение учета. В качестве основы для новой системы учета была выбрана платформа «1С:Предприятие 8». В результате проведенного тендера работы по выполнению проекта были поручены фирме «Центр учетных технологий» (1С:Франчайзи, г. Москва), которая имеет большой опыт по автоматизации учета на предприятиях оптовой торговли.

В первый месяц работ по проекту совместными усилиями заказчика и подрядчика было составлено и согласовано подробное техническое задание на разработку и внедрение новой системы учета. Автоматизированная система для ведения оперативного и управленческого учета была спроектирована и запущена в эксплуатацию в течение двух месяцев. В системе реализован автоматический обмен информацией с прикладным решением «1С:Бухгалтерия 8» и с системой «Клиент банка».

С новой информационной системой работают менеджеры и экономисты, работники секретариата и бухгалтерии, а также руководители компании.

На начальном этапе эксплуатации системы ее поддержку выполняли специалисты фирмы «Центр учетных технологий». Благодаря открытости платформы «1С:Предприятие» и проведенному обучению в настоящее время ее поддержка производится силами сотрудников собственного IT-отдела. Это позволило существенно снизить расходы на сопровождение новой системы учета.

Торговля на экспорт

С точки зрения оперативного учета экспортные сделки отличаются от сделок внутреннего рынка валютой, способами оплаты, ценообразованием и используемыми базисами поставки. Так, все расчеты по экспортным контрактам обычно ведутся в долларах США. Платежи и отгрузки выполняются с использованием аккредитивов и поручительств банков. Цены на биржевые товары не фиксируются, а формируются по различным биржевым котировкам на момент перехода права собственности на товар. Например, для нефти и нефтепродуктов обычно используются котировки агентства PLATTS, которые зависят от местонахождения порта доставки: «MED» – для портов Средиземного моря, «NWE» – для портов Северного моря, «ROT» – для порта Роттердам. В качестве базисов поставки используются такие общепринятые в международной торговле базисы, как, например, «CPT» (поставка до места назначения), «FOB» (поставка на судно в порт отгрузки), «DAF» (поставка до границы) и т.п. Кроме того, для экспортных поставок характерны операции хеджирования рисков изменения цены.

Таким образом, наряду с учетными задачами, характерными для оптовой торговли на внутреннем рынке, для экспортных операций имеют место еще несколько сложных задач. Это, во-первых, расчет и обоснование цены закупки и продажи, а также хранение информации, на основании которой можно реализовать такой расчет, во-вторых, принятие к учету операций хеджирования и расчет финансовых результатов с учетом хеджирования.

Казахстанская компания «Expo-Nafta» занимается поставкой нефтепродуктов на экспорт из Казахстана. Основным способом транспортировки является железнодорожный транспорт, с помощью которого продукция доставляется через несколько границ на терминалы портов Балтийского и Черного морей, где впоследствии выполняется погрузка на танкеры и оформляется реализация. После достижения объемов отгрузки нефтепродуктов до нескольких десятков тысяч тонн в месяц компания остро ощутила потребность в автоматизированной системе для ведения учета. Фирма «Центр учетных технологий» смогла предложить компании наиболее приемлемые условия выполнения проекта на платформе «1С:Предприятие 8». Новая система оперативного учета позволила полностью решить все поставленные перед ней задачи. В соответствии с пожеланием заказчика в системе были реализованы модули оперативного планирования и учета цистерн по их типам, по принадлежности, по местонахождению, а также по срокам текущего и капитального ремонта. В настоящее время с программой работают все основные сотрудники компании.

Тиражные системы учета для отрасли оптовой торговли

Задачи учета оптовой и крупнооптовой торговли биржевыми товарами имеют выраженную специфику и решаются в полной мере только в специализированных системах учета.

Для реализации задач данного класса фирма «Центр учетных технологий» предлагает прикладное решение «Управление оптовой торговлей» на платформе «1С:Предприятие 8». Оно предназначено для автоматизации оперативного и управленческого учета предприятий оптовой торговли, работающих на внутреннем рынке.

Методика учета, реализованная в программе, позволяет использовать ее для оптовой торговли горюче-смазочными материалами, нефтепродуктами, нефтью, зерном, а также для торговли цементом.

В данном решении предусмотрены полный набор бизнес-процессов, выполнение учетных задач и формирование аналитических отчетов, которые используются в оптовой торговле. Реализованы различные базисы поставки, условия оплаты и виды транзитных сделок, осуществляется расчет плановых и фактических затрат по сделкам и т.д.

В настоящее время прикладное решение «Управление оптовой торговлей» используют несколько десятков крупных оптовых предприятий России, Украины и Казахстана.

А. ВИЛЕНСКИЙ

1С:Франчайзи «Центр учетных технологий»

Контактный телефон (495) 720-75-86