Составление регламентированной отчетности в “1С:Бухгалтерии 8.0”

В октябре 2005 г. фирма “1С” выпустила новую редакцию 1.5 конфигурации “Бухгалтерия предприятия”. Конфигурация входит в состав программы “1С:Бухгалтерия 8.0”, которая разработана на платформе “1С:Предприятие 8.0”. В этой статье мы расскажем о некоторых полезных функциях, реализованных в подсистеме подготовки регламентированной отчетности программы.

Регламентированной отчетностью в “1С:Предприятии 8.0” называют формы отчетности, сроки, порядок заполнения и представления которых установлены нормативными документами, издаваемыми различными государственными органами. К регламентированной отчетности относятся:

• формы бухгалтерской отчетности;
• налоговые декларации и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов;
• отчетность во внебюджетные социальные фонды;
• формы статистики;
• декларации о производстве и обороте алкогольной продукции;
• различные справки.

Настраиваемый список форм отчетности

Работа со списком отчетов выполняется в специальном справочнике “Регламентированная отчетность” (см. рисунок). Все формы отчетности в списке разбиты на группы - бухгалтерская отчетность, налоговая отчетность и др.

В состав программы входит большинство форм регламентированной отчетности, которые могут представляться организациями или индивидуальными предпринимателями. Как правило, конкретная организация представляет не весь спектр входящих в программу форм отчетности. В этом случае существует возможность реорганизовать список для удобной работы с ним - “спрятать” неиспользуемые формы отчетности, расставить их в списке в нужном порядке или завести собственную группировку форм отчетности, например, создав группы по срокам представления отчетов.

Автоматический выбор формы отчета

Как известно, формы отчетности периодически изменяются: по мере внесения изменений в законодательство могут быть изменены существующие или введены новые налоговые декларации и другие виды отчетных форм.

В зависимости от выбранного пользователем отчетного периода программа автоматически подберет соответствующую редакцию формы: актуальную - для представления текущей отчетности или устаревшую - для представления исправительной отчетности за прошлые отчетные периоды. В тех случаях, когда срок ввода формы в действие однозначно не установлен, пользователь может сам указать требуемую форму.

Настройка состава отчета

Многие регламентированные отчеты, например почти все налоговые декларации, состоят из нескольких разделов. При выводе формы отчетности налогоплательщику доступны для работы все разделы декларации. Однако чаще всего обязательными для представления налогоплательщиками являются лишь некоторые из них, остальные могут включаться в состав декларации только при определенных условиях, например разделы декларации по налогу на добавленную стоимость, представляемые налоговым агентами.

Для удобства работы с декларациями “ненужные” разделы можно “спрятать”, используя специальную форму настройки. Настройки для показа и вывода на печать конкретного раздела могут быть независимы друг от друга, например раздел можно заполнить и “спрятать”, но при печати он будет обязательно напечатан.

Журнал отчетов

Подготовленные регламентированные отчеты сохраняются в информационной базе. Это позволяет легко вернуться к ранее подготовленным отчетам для просмотра или подготовки исправительных отчетов за прошлые отчетные периоды.

Чтобы работать с подготовленными отчетами, используется специальный журнал. Для удобства манипулирования многочисленными формами отчетности в верхней части журнала расположены управляющие элементы для быстрой установки отбора: по организации, отчетному периоду, конкретной форме отчетности или инспекции ФНС России, в которую отчетность представляется. Отборы можно устанавливать как независимо один от другого, так и в различных сочетаниях.

Технологический анализ бухгалтерского учета

Для правильного составления бухгалтерской отчетности должен быть соблюден ряд условий: выполнен пересчет валютных остатков, закрыты определенные бухгалтерские счета и др. При ведении учета часто допускаются технические ошибки, которые могут привести к неправильному составлению отчетности, например: отрицательное дебетовое сальдо на активных счетах и отрицательное кредитовое сальдо на пассивных счетах, в рублях и валюте; отрицательный количественный остаток, наличие остатков в рублях при отсутствии остатков в количестве и наоборот и т.д. Поиск таких ошибок вручную может отнять много времени.

В “1С:Бухгалтерии 8.0” существует режим анализа бухгалтерского учета, основные задачи которого - поиск подобных ошибок и предупреждение о них бухгалтера. При анализе проверяется отсутствие как технических, так и методологических ошибок, например наличие проводок с недопустимой корреспонденцией счетов. Помимо начальной настройки существует возможность описания собственных условий контроля.

Управление автоматическим заполнением форм отчетности

Формы регламентированной отчетности в “1С:Бухгалтерии 8.0” имеют возможность автоматического заполнения по данным информационной базы: если пользователь программы аккуратно вел учет в течение отчетного периода, составление отчетности не займет много времени.

Для тех показателей отчетов, которые заполняются автоматически, предусмотрена возможность управления порядком заполнения. Пользователь может откорректировать автоматически заполненные значения, сумма корректировки запоминается программой и будет применяться при повторном заполнении.

Можно также совсем отключить автоматическое заполнение показателя и ввести его значение вручную. В обоих случаях следует прокомментировать внесенные изменения, чтобы вспомнить в последующем, зачем они были сделаны.

Расшифровка заполнения показателей отчетности

В формах бухгалтерской отчетности (баланс и приложения к нему) наряду с автоматическим заполнением реализован удобный механизм расшифровки алгоритма заполнения показателей: для выбранного показателя можно вывести таблицу, в которой будет показано, из остатков и оборотов по каким счетам состоит значение этого показателя.

В целях более глубокого анализа для каждой составляющей можно вызвать один из стандартных бухгалтерских отчетов - оборотно-сальдовую ведомость или карточку счета, чтобы посмотреть историю хозяйственных операций по выбранному счету. Механизм расшифровки удобен для поиска ошибок в учете, препятствующих составлению отчетности.

Помимо перечисленных “1С:Бухгалтерия 8.0” предоставляет бухгалтеру следующие возможности в части составления регламентированной отчетности:

• заполнение титульных листов
• генерация листов со сведениями об ответственных лицах организаций;
• заполнение показателей, для которых установлен определенный набор значений, путем выбора из соответствующего справочника;
• ввод составных показателей в специальных формах;
• расчет итоговых показателей;
• перенос данных между разделами деклараций;
• формирование печатных форм налоговых деклараций с разбивкой на листы с подсчетом их количества и нумерацией;
• выгрузка данных отчетности в электроном виде в соответствии с требованиями ФНС России и контроль ошибок и др.

В. БАЙДАКОВ
Фирма “1С”
Контактный телефон 737-92-57