“1С:Предприятие” для управления качеством

9 сентября 2005
“1С:Предприятие” для управления качеством

Источник: «Финансовая газета» № 36, сентябрь, 2005 г.

Актуальной задачей для предприятий является повышение качества, или, другими словами, степени соответствия продукции и услуг требованиям и ожиданиям потребителей. Обеспечить соответствие продукции и услуг требованиям потребителя и получить в результате одно из главных преимуществ в условиях конкуренции позволяет система менеджмента качества, встроенная в общую систему управления организацией. Требования к системе менеджмента качества определены международным стандартом ISO 9001:2000. Значительно повысить эффективность системы менеджмента качества позволяет автоматизированная система.

Для автоматизации наиболее важных участков системы менеджмента качества в соответствии с международным стандартом ISO 9001:2000 фирма “1С” разработала программный продукт “Управление качеством”. Данный программный продукт является конфигурацией системы программ “1С:Предприятие 7.7”.

В основе стандарта ISO 9001:2000 лежит процессный подход. Конфигурация поддерживает основные процессы управления качеством - подготовку и проведение внутренних аудитов, регистрацию и рассмотрение несоответствий, проведение корректирующих и предупреждающих действий, управление документами, а также содержит элементы управления производственными процессами организации в рамках системы менеджмента качества.

Данные о процессах организации хранятся в справочнике “Процессы”. Реализовано описание структуры процессов, в состав которых входят подчиненные подпроцессы, а также связей между процессами. Предусмотрено редактирование списков документов, регулирующих ход выполнения процесса и хранение сведений о показателях, описывающих процесс. Оценка значений показателей позволяет проводить анализ процессов, определять их результативность и эффективность. Примерами показателей процессов являются “Количество жалоб потребителей”, “Доля бракованной продукции”, “Количество возвратов продукции”, “Затраты на ремонт брака” и т.д. Измерение показателей выполняется с заданной периодичностью. Для анализа изменения показателя во времени, а также для сравнения его значений для разных процессов используется “Отчет по показателю процесса”.

Основной метод мониторинга системы менеджмента качества - проведение внутренних аудитов. Процедура аудита может быть начата либо в соответствии с планом либо вне плана. Планирование выполняется с помощью задач. После принятия решения о проведении аудита осуществляется его регистрация в системе и начинается данная процедура.

В программе предусмотрено также управление несоответствиями. Несоответствие может быть выявлено в результате разбора жалобы, проведения внутреннего аудита и из других источников. Выявленное несоответствие также регистрируется в системе, после чего начинается процедура его рассмотрения.

Управление задачами

В программе реализована возможность планировать типовые и произвольные задачи, такие, как проведение аудитов, выполнение корректирующих и предупреждающих действий, ввод значений показателей процессов и др. Планирование задачи выполняется с помощью справочника “Задачи”, в котором указываются наименование задачи, плановые даты начала и завершения, постановщик задачи и ее исполнители, а также детальное описание задачи. Программа позволяет создавать сложные задачи, состоящие из множества отдельных этапов, каждый из которых является самостоятельной задачей. Для создания периодически повторяющихся задач, таких, например, как внутренний аудит, предусмотрена настройка повторения задачи.

Для календарного планирования задач удобно использовать отчет “График задач”, в котором применяются функции диаграммы Ганта. В левой части сформированного отчета представлен список задач. Структура сложных задач, состоящих из нескольких подзадач, представлена в виде раскрывающегося дерева. В правой части находится диаграмма, в которой каждая задача представлена полоской на временной шкале. Планирование и контроль занятости сотрудников различными задачами выполняются с помощью отчета “График загрузки сотрудников”, в котором также используется диаграмма Ганта.

Управление процессами

Для удобного управления данными в конфигурации “Управление качеством” предназначен специальный объект - процедура. В терминах стандарта ISO 9000:2000 процедура представляет собой установленный способ выполнения действия или процесса. В конфигурации под процедурой понимается выполнение действий в рамках определенного процесса. Примеры процедур - работа с несоответствием, выполнение аудита или оценка показателей процессов.

Аналогом процедуры в документообороте предприятия является протокол - документ, заполняемый поэтапно, в ходе выполнения какого-либо процесса. Каждый важный этап фиксируется в протоколе отдельной записью с указанием даты и подписи автора. При этом протокол остается единым документом, отражающем весь ход выполнения процедуры в целом.

Для хранения процедур используется справочник. В элементе справочника хранятся постоянные данные процедуры, которые со временем не меняются. В их число обязательно входят наименование и код процедуры, текстовый комментарий. Регистрирующие записи в процедуру добавляются с помощью документов, связанных с соответствующим элементом справочника. В результате регистрации документа процедура переходит на новый этап. К процедуре можно прикрепить произвольное количество задач, которые логически связаны с конкретным процессом.

Рассмотрим в качестве примера процедуру “Управление несоответствием”. Документами по данной процедуре являются “Регистрация несоответствия”, “Назначение ответственного”, “Коррекция несоответствия”, “Анализ несоответствия”, “Планирование контрольных (предупреждающих) действий”, “Оценка целесообразности контрольных (предупреждающих) действий” и др.

В программе предусмотрена графическая схема выполнения процедуры. Пройденные этапы, действия, которые можно выполнить на данном этапе, и действия, которые можно будет предпринять впоследствии, выделены на схеме разным цветом.

Получить информацию о пользователях, которые вводили записи по процедуре, и о датах данных записей можно с помощью отчета “Маршрут”. В отчете “Протокол процедуры” представлены все данные по процедуре. Данные за период обо всех процедурах и этапах, на которых они находятся, можно получить с помощью “Отчета о состоянии процедур”. Для облегчения создания новых процедур в программе предусмотрены помощники.

Управление документами

В программе реализовано управление внутренними и внешними документами в электронном виде и на бумажном носителе.

Список внутренних документов хранится в справочнике “Внутренние документы”. Для документа на бумажном носителе указывается место его фактического хранения. Если документ хранится в электронном виде, то в качестве места хранения указывается путь к файлу с данным документом.

Информация о внутренних документах (приказ, распоряжение и т.д.) вводится в систему с использованием Помощника. Если во внутренний документ необходимо внести изменения, то в системе регистрируются его новая версия и ответственный за ее разработку - делаются записи “Регистрация” и “Назначение ответственного”. Окончание работы над новой версией документа также регистрируется, после чего он направляется на утверждение к ответственному лицу. Ответственное лицо принимает решение об утверждении версии и регистрирует его с помощью записи “Утверждение версии”. Действие неактуального внутреннего документа можно отменить, после чего управление данным документом прекращается.

Для хранения информации о внешних документах (законодательных актах, стандартах, обращениях покупателей и т.п.) в конфигурации предназначен справочник “Внешние документы”.

Конфигурация “Управление качеством” работает на базовых объектах и предназначена для работы с любыми программными продуктами системы программ “1С:Предприятие 7.7”.

И. СИДОРОВ
Фирма “1С”
Контактный телефон (095) 737-92-57