"1С:Предприятие" в Архангельском Государственном Техническом Университете
Автоматизация бухгалтерского учета является одной из актуальных задач любого крупного высшего учебного заведения. В этой статье мы попытались рассказать о том, как эта задача была решена в Архангельском государственном техническом университете (АГТУ) и предполагаем, что наш опыт работы будет интересен другим вузам.
Архангельский государственный технический университет является крупнейшим региональным научно-образовательным центром на европейском Севере России. В состав университета входят 4 института, 12 факультетов, включающих 63 кафедры и 3 колледжа. Университет имеет филиалы, расположенные в городах Котласе, Мирном, Вельске, Нарьян-Маре и Новодвинске. В университете работает более 1000 сотрудников и обучается более 15 тыс. студентов. Его деятельность постоянно развивается, при этом увеличивается объем предоставляемых образовательных услуг и научно-исследовательской работы.
В управлении бухгалтерского учета АГТУ работает свыше 20 человек, объем учетной работы постоянно растет и это вызвало потребность в ее автоматизации. До 2002 г. бухгалтерский учет в университете велся "вручную" или с применением программ, позволяющих автоматизировать отдельные участки бухгалтерского учета. Такого рода "кусочная" автоматизация не является достаточно эффективной в работе, так как отсутствует главное - ведение бухгалтерского учета в рамках единой расчетной задачи, представляющей взаимосвязанный процесс обработки документации по всем разделам учета.
С 2002 г. для ведения бухгалтерского учета в АГТУ используется программный продукт "1С:Предприятие. Конфигурация "Бухгалтерия для бюджетных организаций". Процесс ввода программы в эксплуатацию, включающий настройку сетевого оборудования и конфигурации, обучение бухгалтеров, а также ввод остатков и исходных данных занял около полугода. В работе участвовали фирма "Альфа-Норд" (1С:Франчайзи, г. Архангельск), сотрудники и преподаватели университета. Для большинства разделов учета в программе не понадобилось делать значительных настроек. Практически без дополнительной настройки были автоматизированы такие разделы бухгалтерского учета, как учет по кассе, учет взаиморасчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и нематериальных активов, учет материалов и малоценных предметов, учет взаиморасчетов с контрагентами и учет реализации.
Дополнительные настройки потребовались на участке учета операций по лицевым счетам (платежные поручения) и на участке учета расчетов со студентами (настройка справочника "Студенты" и основных отчетов по расчетам со студентами).
Использование программы положительно сказалось на всех указанных участках учета. Конфигурация "Бухгалтерия для бюджетных организаций" обеспечивает ведение учета в единой информационной базе и синхронизацию данных в различных разделах учета, что позволяет избежать повторного ввода информации. При этом возможности конфигурации при ведении бухгалтерского учета в АГТУ в настоящее время используются не полностью. В частности, из-за проблем организационного характера не ведется аналитический учет сметных назначений. Это задача будущего периода.
Следует отметить, что примерно также осуществляется внедрение конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" и в других высших учебных заведениях. По отзывам участников третьей научно-практической конференции "Использование программных продуктов фирмы "1С" в учебных заведениях", проходившей в Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации в январе 2003 г., для решения всех задач учета, являющихся типичными для бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, не требуется дополнительной настройки конфигурации.
Настройка в основном выполняется лишь для участков учета, связанных с коммерческой деятельностью вузов, таких, как расчеты со студентами по оплате за обучение, за проживание в общежитии, расчеты с арендаторами и т.д.
Расчет заработной платы в АГТУ выполняется с помощью другой программы, в "Бухгалтерию для бюджетных организаций" вносятся лишь итоговые проводки по начислению заработной платы.
Для расчета стипендии используется конфигурация "Аналит:Расчет стипендий", разработанная фирмой "Аналит" (1С:Франчайзи, г. Москва) на основе компоненты "Расчет" системы программ "1С:Предприятие".
Чтобы учесть все особенности начисления стипендии в АГТУ, в конфигурацию программы были внесены соответствующие изменения. Так, например, в АГТУ кадровый учет студентов, основанный на обработке приказов, ведется с помощью специальной программы. Был разработан модуль, позволяющий ежемесячно передавать данные из информационной базы института в справочник "Учащиеся".
В исходной конфигурации "Аналит:Расчет стипендий" начисление стипендий ведется только в зависимости от одного признака "Успеваемость" и не предусмотрены какие-либо удержания. В АГТУ алгоритм расчета стипендии сложнее. Студенты АГТУ помимо стипендии по успеваемости могут получать правительственную, президентскую, именную, академическую или социальную стипендии, при этом каждая стипендия имеет свой источник финансирования. Эти стипендии могут начисляться дополнительно к стипендиям по успеваемости или не начисляться в зависимости от различных условий. Студентам могут быть также назначены различные социальные доплаты и премии. При этом учет по социальным стипендиям и доплатам ведется по 12 различным признакам.
При начислении стипендии по успеваемости необходимо учитывать районный коэффициент. Он может быть различным для студентов и зависит от местонахождения филиала, в котором они обучаются. Например, студенты Нарьян-Марского филиала АГТУ получают стипендии как жители Крайнего Севера, а все остальные - как жители местностей, приравненных к Крайнему Северу.
В АГТУ у студентов, являющихся членами профсоюза, профсоюзные взносы удерживаются из стипендии, так же как и плата за общежитие. Могут быть и другие виды удержаний.
В соответствии с описанными выше особенностями в расчеты, справочники, документы и отчеты, связанные с расчетом стипендий, были внесены необходимые изменения.
Кроме того, в исходной конфигурации предусмотрена выдача стипендии только через кассу. В АГТУ стипендия в электронном виде перечисляется на лицевые счета студентов в банк. Для выполнения этой операции дополнительно разработан модуль, позволяющий создавать выходные файлы требуемого формата и формировать списки перечислений в банк.
В настоящее время конфигурация "Аналит:Расчет стипендий" полностью соответствует особенностям начисления и выплаты стипендий в АГТУ.
В целом по опыту работы можно сказать, что программы системы "1С:Предприятие", в особенности "Бухгалтерия для бюджетных организаций", являются удобным инструментом для автоматизации бухгалтерского учета в крупных высших учебных заведениях. С помощью данных программ можно выполнить поэтапную автоматизацию всего бухгалтерского учета, внедряя сначала типовые решения бюджетного учета, а затем постепенно настраивая участки учета, специфичные для конкретного учебного заведения.