"1С:Предприятие 8" и компания "1С-Рарус"помогли компании Jeans Symphony ускорить документооборот в 2 раза и сократить время составления бюджета в 2,5 раза

"1С:Предприятие 8" и компания  "1С-Рарус"помогли  компании Jeans Symphony
ускорить документооборот в 2 раза и сократить  время составления бюджета в 2,5 раза

 
Специалисты компании "1С-Рарус" завершили проект по созданию корпоративной информационной системы управления  в компании Jeans Symphony  - крупнейшем сетевом операторе модной одежды, работающем  более чем в 30 городах России. Новая система, созданная на основе программ "1С:Управление корпоративными финансами 8" и  "1С:Документооборот 8 КОРП",  внедрена во всех административных  подразделениях компании и охватывает более 100 рабочих мест. Использование  программы "1С:Управление корпоративными финансами 8", позволило сократить в 2,5 раза время составления бюджета доходов и расходов, помогло выявить точки роста для повышения прибыльности компании. Внедрение программы "1С:Документооборот 8 КОРП" сократило время согласования документов в 2 раза, исключило потерю документов, что помогает избегать конфликтных ситуаций при работе с партнерами компании.

Компания Jeans Symphony была основана в 1995 году. Это успешная, динамично развивающаяся компания, которая входит в число крупнейших дистрибьюторов и сетевых операторов модной одежды в России. Компания объединяет 4 розничных дивизиона, состоящих в общей сложности из 12 сетей магазинов брендовой одежды:  JS Casual, JS Selected, Ben Sherman, Guess Jeans, Pepe Jeans London, Pierre Cardin, SCOTCH&SODA, Camaieu, Celio, Six и другие,   имеет свыше 200 магазинов собственной розничной сети, которые находятся более чем в 30 городах России.

До 2013 года компания вела бухгалтерский и налоговый учет в программе "1С:Бухгалтерия 8 КОРП",  для ведения планирования и бюджетного управления использовалось несколько изолированных систем и электронные таблицы. Договора и платежи согласовывались с использованием электронной почты и служебных записок. Согласование платежей и контроль лимитов занимали значительное время.  Для планирования  затрат удаленные подразделения присылали на согласование свод затрат, а московские структурные единицы оформляли служебные записки. Горизонт планирования составлял месяц. Плановый отдел рассылал сезонные планы закупок и продаж по подразделениям. Учитывая, что в компании обособленные подразделения находятся более, чем в 30 городах, и в каждом городе присутствует несколько сетей, консолидация информации по подразделениям занимала много времени. Управленческие затраты компании распределялись в целом без учета структурных единиц. При общей прибыльности компании сложно было оценить эффективность работы каждого  бизнес-подразделения. Для повышения эффективности бизнеса руководство компании приняло решение в дальнейшем работу бизнес-подразделений оценивать по приносимой ими чистой прибыли, а не только по их доходам, и вести аналитику всех затрат по местам их возникновения. Для достижения этой цели требовался инструмент, позволяющий планировать, отражать и контролировать доходы и расходы по каждому региону, дивизиону, магазину и в целом по компании. Другой не менее важной задачей в компании являлось упорядочение существующей системы документооборота. В компании отсутствовало единое хранилище документов. Документы хранились по месту их создания или поступления по разным структурным единицам. Поиск необходимого документа занимал неоправданно много рабочего времени и увеличивал время реагирования на внешние запросы поставщиков и покупателей. Из-за задержки получения необходимого документа в финансовой службе могли нарушаться сроки оплаты, а отсутствие эффективного контроля создавало возможность утери документов.

Руководство компании приняло решение о создании корпоративной автоматизированной системы для ведения управленческого учета с единым хранилищем документов. Для построения такой системы была приглашена компания "1С-Рарус", имеющая большой положительный опыт внедрения автоматизированных систем на корпоративном рынке. Специалисты компании "1С-Рарус" предложили руководству компании "Джинсовая симфония" для ведения финансового учета программу "1С:Управление корпоративными финансами 8", а для создания единого хранилища документов - "1С:Документооборот 8 КОРП".  Дополнительным фактором для принятия решения о внедрении "1С:Управление корпоративными финансами 8" послужило то, что данная конфигурация включает в себя подсистему "1С:Бухгалтерия 8", поэтому при переходе не возникает вопрос о первоначальном переносе документов и справочников, а для бухгалтеров компании, работавших в "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" программа имеет привычный интерфейс.

Проект был выполнен в течение полугода. Внедрение программы "1С:Документооборот 8 КОРП"  позволило сократить время поиска необходимого документа в десятки раз .  В настоящий момент в системе прописано порядка 40 различных маршрутов согласования документов. При прохождении процесса согласования и утверждения в системе сохраняются все варианты обсуждаемого документа и все предложения и замечания по нему. После согласования подписанный  документ сдается в архив, а в дальнейшей работе используется скан и полученные с него бумажные копии. Автоматизация данного процесса позволила сократить время согласования документов в среднем в два раза и исключить утерю документов.

Внедрение программы "1С:Управление корпоративными финансами 8" обеспечивает контроль над расходом денежных средств в пределах установленных лимитов. На сегодняшний день настроено более 10 маршрутов согласования платежей, включающих по несколько точек согласования.  В результате значительно сократилось время согласования платежей, так как визуализировались точки согласования, тормозящие процесс.  Обмен информацией программы "1С:Управление корпоративными финансами 8"  с программой "1С:Документооборот 8 КОРП" позволил исключить дублирование работ по вводу информации.

Оптимизирован процесс планирования доходов и расходов для составления бюджетов и получения прогноза по финансовому результату. На основании планов по доходам и расходам, заполненных в системе удаленными подразделениями, в центральном офисе согласуется и утверждается бюджет. Время составления бюджета сократилось в 2,5 раза. Анализ первых полученных финансовых отчетов в различных разрезах компании позволил определить точки роста для повышения эффективности работы компании.

Ашот Карменович Григорян,  финансовый директор компании, так комментирует результаты проекта: "Получены первые значимые результаты внедрения программы "1С:Управление корпоративными финансами 8". Составленный бюджет по доходам и расходам на предстоящий период позволил проанализировать деятельность компании в различных разрезах (по дивизионам, по регионам, по брендам). Мы планируем ряд управленческих мероприятий и рассчитываем поднять прибыль компании в целом на 5%. Внедрение системы электронного документооборота и настройка обменов информацией с "1С:Управление корпоративными финансами 8" значительно увеличили оперативность работы - все нужные документы и отчеты можно получить в считанные минуты, их не нужно ни у кого запрашивать, все "под рукой". Для нашей компании приоритетными являются работы с договорами аренды и работа с договорами покупателей. Условия аренды могут изменяться, и нам важно это своевременно отслеживать. Ранее эти документы могли приходить с опозданием, теперь мы четко выдерживаем графики платежей и контролируем соблюдение договорных обязательств. С покупателем мы работаем по заказам. У нас жесткие требования по оплате заказа и вывозу товара. Благодаря системе мы имеем графики поступления платежей и актуальные данные о фактических платежах, при необходимости можем обратиться к договору и посмотреть условия отгрузки товара и другую необходимую информацию. В своей работе сотрудники используют электронные копии договоров и других документов, которые в любой момент можно получить из программы, в том числе и удаленно через терминальный доступ, а оригиналы хранятся в архиве, таким образом, исключается утеря документов. В заключении хочу отметить, что внедрение автоматизированной системы позволило сделать первый шаг на пути переориентации бизнес-подразделений от доходов к чистой прибыли. С помощью программы мы смогли выявить наиболее прибыльные подразделения, подразделения с наибольшими затратами, проанализировать их работу и принять необходимые корректирующие методы, а удачный опыт распространить по всей компании".


Компания Jeans Symphony была основана в 1995 году, на сегодняшний день входит в число лидеров российского рынка по продажам одежды и аксессуаров в стиле casual.
Jeans Symphony является эксклюзивным дистрибьютором на территории России следующих брендов:  Scotch&Soda, Pierre Cardin, Pepe Jeans London,  Ben Sherman, Bench,  Buffalo by David Bitton, Pioneer Jeans, No Excess, Bayonne, , Camaieu, Celio, Six и др.
Bладеет двумя мультибрендовыми сетями - магазины JS Casual и JS Selected, - имеет сеть монобрендов:  Scotch&Soda,  Pepe Jeans London, Guess Jeans, Pierre Cardin, Ben Sherman, Camaieu, Celio и Six, - а также свой собственный интернет-магазин www.jscasual.ru.


История Группы компаний "1С-Рарус" началась в 1994 году. Сегодня "1С-Рарус" - холдинг, филиалы которого работают в 13 городах России и Украины.
За 19 лет работы на рынке клиентами "1С-Рарус" стали более 100 000 предприятий России и стран СНГ, а также подразделения крупнейших мировых компаний. Специалистами "1С-Рарус" разработано 70 типовых решений для 17 отраслей бизнеса.
"1С-Рарус" - Сертифицированный партнер Microsoft, Золотой партнер Билайн и 1С-Битрикс, член ассоциации Некоммерческого Партнерства Поставщиков Программных Продуктов (НП ППП).
В группе компаний "1С-Рарус" работает более 2 000 сотрудников, большинство из них сертифицированы фирмой "1С". Система менеджмента "1С-Рарус" соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2008.

Сайт группы компаний: www.rarus.ru.

За дополнительной информацией просьба обращаться к PR-менеджеру "1С-Рарус" Елизавете Мозжухиной по тел.: (495) 223-04-04, 231-20-02.