Повышение эффективности ведения учета в крупном территориально-распределенном образовательном учреждении – Южном федеральном университете
17 мая 2017
Повышение эффективности ведения учета в крупном территориально-распределенном образовательном учреждении – Южном федеральном университете

Источник: https://eawards.1c.ru/winners/
Автор статьи: СГУ-Инфоком
Статья о продукте: 1С:Университет ПРОФ

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

Повышение качества предоставляемых образовательных услуг, повышение эффективности принятия управленческих решений за счет построения единого информационного пространства вуза, автоматизация деятельности приемной комиссии, автоматизация деятельности структурных подразделений; автоматизация отдела планирования учебного процесса.

Ситуация до внедрения

На момент начала внедрения в Федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего образования «Южный федеральный университет» (ЮФУ) автоматизация бизнес-процессов осуществлялась в гетерогенной информационной среде с использованием следующих средств:

  • АСУ «Деканат»;
  • Пакет ММИС «Учебные планы»;
  • АС «Расчет нагрузки преподавателей»;
  • Сервисы портала вуза - «Расписание», «Учебно-методические ресурсы», «Сбор учебных планов» и др.;
  • Представление информации об учебном процессе на официальном сайте ЮФУ.

При этом использовались следующие инструменты, технологии и платформы: Oracle, PostgreSQL, Microsoft Access, Microsoft Excel, 1C:Предприятие, RAD системы.

Наличие разрозненных информационных баз и использование разного программного обеспечения привели к возникновению следующих проблем при реализации бизнес-процессов в вузе:

  • критичность используемых технологий к наличию технических специалистов;
  • необходимость обеспечения многопользовательского режима;
  • необходимость обеспечения удаленной работы подразделений;
  • проблемы синхронизации данных между подсистемами в существующей архитектуре информационного пространства ЮФУ.

Уникальность проекта

В процессе внедрения программного продукта «1С:Университет ПРОФ» в ЮФУ возникали различные проблемы, которые были успешно преодолены. В короткие сроки осуществлен импорт данных, необходимых для старта работы подсистем. Изменения в структуре вуза приводили к изменению и повторному проведению первичных документов. Оперативно изменялись адаптированные и разработанные отчеты, а также интерфейсные формы. Были выявлены и устранены участки кода, замедляющие работу системы. Предотвращались нештатные ситуации, связанные с отключением электричества, нехватки лицензий, конфликтами в серверной инфраструктуре.

Для подразделений и ответственных сотрудников вуза разработан универсальный отчет, позволяющий получить любую интересующую информацию об учетных объектах системы в режиме конструктора запросов. В результате внедрения подсистемы управления обучающимися было проведено обновление информации об обучающихся, проведена актуализация регламентов делопроизводства, увеличилось число пользователей системы.

Публикации о проекте

Результаты проекта

Автоматизирована деятельность приемной комиссии. За счет использования схемы «одно окно», а также реализации возможности подачи заявлений через интернет уменьшилось время работы с абитуриентом. За счет разработки новых аналитических отчетов, отражающих ход приемной кампании, повысилось качество принимаемых менеджментом вуза решений.

Автоматизирована деятельность управлений, дирекций и деканатов. Актуализированы сведения о 30 000 обучающихся, 7 000 преподавателях, 1 500 учебных планах, 150 000 экзаменационных ведомостях, 7 000 дипломах, 90 000 исторических записях о физических лицах. За счет разработанного механизма по созданию приказов и его интеграции с системой документооборота docsvision минимизированы ошибки в приказах и отклонения от утвержденного регламента. В системе создано более 11 000 приказов. За счет разработки универсального отчета уменьшилось время получения подразделениями интересующей информации об обучающихся. Реализованы сервисы подбора вакансий и трудоустройства выпускников.

Автоматизирована деятельность отдела планирования. За счет реализации функции автоматического контроля соответствия требованиям ФГОС ВПО повысилось качество разрабатываемых учебных планов. За счет разработанных механизмов автоматического объединения нагрузки в потоки, обновления распределений поручений, закрепления нагрузки за новыми подразделениями сократилось время работы ответственных сотрудников. С использованием системы распределено 2,1 млн. часов между 2000 преподавателями вуза.

Автоматизирована деятельность центров дополнительного образования. Разработана обработка по загрузке учебных планов программ дополнительного образования в соответствии с шаблонами, принятыми в ЮФУ. Автоматизирован процесс формирования, регистрации и печати дипломов о профессиональной переподготовке и свидетельств о повышении квалификации.

Автоматизирована деятельность подразделений ЮФУ, осуществляющих научно-исследовательскую, опытно-конструкторскую, научно-техническую, инновационную деятельность, а также подразделений, использующих в своей основной работе результаты научно-технической деятельности. Расширен перечень характеристик объектов НИР (Базы индексации (Scopus, Web of Science и др.), добавлены новые объекты НИР (Базы данных; Изобретения; Полезные модели и т.д.), разработан механизм по проверке и утверждению внесенных данных, разработан универсальный отчет «Списки и показатели», позволяющий получить статистические и списочные данные по объектам «Результаты деятельности» и документам «НИОКР» в любом разрезе, который необходим пользователю.